Rindegastos ® | Casos de Éxito | Flesan

Rendiciones por aquí, rendiciones por allá

Grupo Flesan se fundó en 1981 en Chile y se expandió a Perú el 2007. Se especializan principalmente en el desarrollo de soluciones de construcción, que integra desde etapa temprana, como la preparación de suelo, hasta la entrega de un edificio, el cual puede ser comercial o habitacional. Esto, gracias a la sinergia de sus múltiples empresas especialistas en ingeniería, construcción e inmobiliaria.

 

José Allende, Gerente General de Servicios Compartidos Grupo Flesan, comenta que: “Al ser un grupo de varias empresas, teníamos rendiciones por todos lados, por eso decidimos implementar Rindegastos, porque era la herramienta que nos iba a permitir centralizar todo y así entregar información a contabilidad de manera clara”.

Un proceso lento y de mucho esfuerzo

Flesan operaba de manera manual con sus rendiciones. Luis García, Gerente de Unidad Flesan Obras Públicas, explica que: “ Antes de que llegara Rindegastos , usábamos una plantilla en Excel y teníamos que agregar, como parte del procedimiento interno, un sustento. Ahí es donde se vuelve más tedioso. Teníamos que usar la fotocopiadora para sacar las facturas una por una”.

 

Mientras que, por otro lado, Judith Zapata, Supervisora de Control de Pago y Mesa de Partes Grupo Flesan, recuerda que para aprobar un gasto “teníamos que asegurarnos que estuviera la firma de cada persona, tanto del colaborador como del gerente”. -recuerda con desagrado- “Había que pasar por cada uno de ellos para que firmaran los documentos, adjuntaran toda la información y luego lo enviaran a las oficinas”.

 

“Era un dolor de cabeza tener que estar detrás de cada persona para que firmaran, porque sin firma teníamos que rechazar el gasto”. Explica Judith Zapata

Rindegastos hace simple lo difícil

Con Rindegastos el sistema contable se simplificó. “Lo que hago primero, es tomarle una fotografía a cada una de las facturas y en el momento de hacer la rendición voy adjuntando los sustentos” -explica Luis, mientras que Judith agrega- “simplemente subes la información, llamas para pedir que aprueben el gasto y ellos lo revisan. Es mucho más fácil”.

 

“En el perfil de aprobador la revisión es muy sencilla, la plataforma es muy amigable”,

 

Integraciones para todo

Rindegastos permite a las empresas operar con sus ERP´s de manera normal y en sincronía con la información cargada a la plataforma. José explica que en Flesan:

 

“Cada persona hace su rendición, sube su boleta y declara el detalle. Luego esto nos llega a una base de datos, la cual integramos con un ERP. Así las revisiones son más sencillas , porque podemos buscar patrones de gastos o, también, ver en qué están gastando más y menos plata, para así, por ejemplo, pensar en concretar un convenio para nuestros colaboradores”.

 

Además, en el caso de Perú, al igual que en Chile, Rindegastos trabaja directamente con el ente fiscalizador contable del país. Acerca de esto Luis comenta que “Rindegastos nos beneficia mucho, a comparación de la metodología que usábamos antes, ya que trabaja en línea con la SUNAT, entonces, por ejemplo, cuando tú colocas el RUC, si existe un error, salta una alerta en la aplicación”.

 

Por otro lado, en Perú se suele utilizar el sistema informático SAP, el cual permite administrar recursos humanos, financieros-contables, productivos, logísticos y más. Ante esto José explica que Flesan tiene integrada de manera directa la plataforma de Rindegastos a SAP, “osea todos los gastos que van llegando, nosotros los categorizamos, le asignamos cuentas contables y un ítem de gasto para que luego pase automáticamente a través de una integración a nuestro SAP”.

Implementación rápida y sencilla

El nuevo sistema agiliza el trabajo desde quien rinde, hasta quien revisa y aprueba. Judith opina que el mayor logro de Rindegastos es que “nos ayuda mucho a optimizar el tiempo, porque para nosotros como área contable nos ayuda a poder saber si la información está duplicada, si el proveedor está activo o no y no tener que esperar al cierre de mes para revisar nuestro registro de compras” -y agrega- “nuestros colaboradores se acoplaron muy rápido a la plataforma de Rindegastos”.

 

Mientras que, por otro lado, José explica que desde un comienzo “el proceso de implementación fue bastante sencillo, gracias a nuestros ejecutivos, quienes pudieron solucionar todas nuestras consultas y realizaron capacitaciones a nuestro personal. De esta forma, al plazo de un mes estaban todos operando y felices con la plataforma de Rindegastos”.

 

“El beneficio más importante que nosotros tuvimos con Rindegastos, fue la despapelización. En Flesan creemos que el tema del medioambiente es muy relevante y Rindegastos se adecuaba muy bien al modelo que nosotros necesitábamos, es decir, que fuera centralizado y que manejara las facturas directamente en la plataforma. La forma de rendir es muy sencilla y la verdad fue un éxito”.