Tipos de gastos que toda empresa debe comprobar ante el SAT

La comprobación de gastos es clave para cumplir con las normativas fiscales y asegurar deducciones válidas. El SAT exige comprobantes fiscales y requisitos específicos para que los gastos sean aceptados. Además de ser un trámite obligatorio, este proceso ayuda a mantener la transparencia y el control financiero.

En esta nota, te contamos por qué es importante, qué gastos requieren atención y cómo simplificar este proceso. ¿Quieres optimizar la gestión de tus gastos y evitar errores? ¡Sigue leyendo y descubre cómo!

Importancia de la comprobación de gastos

La comprobación de gastos es un proceso fundamental para cumplir con la normatividad establecida por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Este procedimiento asegura que los gastos realizados puedan ser deducidos de manera adecuada en la declaración de impuestos, garantizando la transparencia y la legalidad de las operaciones fiscales y contables de la empresa o del contribuyente.

Según el Artículo 27 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) y las disposiciones complementarias del Reglamento del Código Fiscal de la Federación (CFF), es indispensable que los gastos cumplan con los siguientes requisitos para ser considerados deducibles:

1. Comprobante fiscal digital (CFDI): Todo gasto debe estar respaldado por un CFDI emitido conforme a los lineamientos del SAT, que incluya datos correctos como RFC, concepto, monto y desglose de impuestos.
2. Estricta indispensabilidad: Los gastos deben ser estrictamente necesarios para las actividades económicas del contribuyente o la empresa.
3. Pago a través de medios autorizados: En el caso de gastos superiores a $2,000 MXN, estos deben realizarse mediante transferencias electrónicas, cheques nominativos, tarjetas de crédito, débito o servicios, según lo estipulado en la normatividad fiscal.
4. Cumplimiento de plazos y registros contables: Es obligatorio registrar los gastos en la contabilidad en el periodo correspondiente y cumplir con los plazos establecidos para su deducción.

Tipos de gastos que deben comprobarse

En México, los gastos empresariales que desean ser considerados deducibles para efectos fiscales deben cumplir con ciertos requisitos de comprobación, como contar con un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) y estar relacionados directamente con las actividades del negocio.

A continuación, se te contamos las principales categorías de gastos que requieren comprobación:

1. Gastos operativos: estos son los gastos necesarios para la operación diaria de la empresa, que incluyen:

1. Viáticos: Incluyen transportes, hospedaje, alimentación y otros gastos relacionados con viajes realizados por empleados o representantes de la empresa. Es importante que estos gastos estén vinculados a actividades laborales y se respalden con comprobantes fiscales.
2. Transporte: Ya sea el traslado de empleados o bienes, los boletos de avión, autobús, taxis o incluso servicios de plataformas digitales como Uber deben estar debidamente facturados.
3. Hospedaje y Alimentación: Los costos por estancias en hoteles y consumos en restaurantes deben relacionarse directamente con actividades laborales y cumplir con los límites establecidos por la autoridad fiscal.

2. Gastos de inversión: se refieren a aquellos destinados a mejorar, ampliar o adquirir activos necesarios para el funcionamiento del negocio, como:

1. Adquisiciones de maquinaria y equipo: Estos gastos incluyen la compra de herramientas, maquinaria industrial o tecnológica que sean esenciales para la operación de la empresa.
2. Mobiliario y equipo de oficina: Desde escritorios y sillas hasta equipos de cómputo o impresoras. Es importante que estos gastos se destinen exclusivamente a actividades empresariales.
3. Desarrollo de activos intangibles: Esto puede incluir inversiones en software, licencias, patentes, o incluso capacitaciones.

3. Gastos generales: son aquellos que, aunque no sean directamente operativos, son esenciales para mantener las actividades de la empresa:

1. Insumos: Compra de materiales o productos necesarios para la producción o prestación de servicios. Esto incluye desde materias primas hasta productos secundarios.
2. Servicios contratados: Honorarios de consultorías, mantenimiento, asesorías legales, servicios contables, entre otros.
3. Publicidad y marketing: Gastos en campañas publicitarias, gestión de redes sociales, impresión de materiales promocionales o cualquier estrategia para atraer clientes.
4. Gastos administrativos: Como pago de energía eléctrica, renta de oficinas, agua o telecomunicaciones.
   

    

Cómo mantener el control de gastos por comprobar

Un control adecuado de las facturas no solo asegura el cumplimiento de las normativas fiscales, sino que también garantiza que tus gastos sean deducibles y estén correctamente gestionados. Aquí te presentamos algunas estrategias:

1. Digitaliza y centraliza los documentos: utiliza herramientas de gestión documental para almacenar facturas y tickets en formato digital. Plataformas como sistemas ERP o software de gestión de gastos permiten organizar los documentos por categorías y fechas. 
2. Establece políticas internas: define un proceso estándar para la recepción, validación y registro de facturas. Asegúrate de que todos los empleados estén capacitados sobre estas políticas.
3. Crea un calendario de seguimiento: establece fecho límite para la entrega de comprobantes y la validación de facturas. Esto ayuda a evitar retrasos en el cierre contable o fiscal.
4. Realiza auditorías periódicas: haz revisiones internas regulares para detectar posibles errores o facturas faltantes. Esto también ayuda a identificar áreas de mejora en los procesos.
5. Automatiza el proceso de validación: herramientas pueden verificar automáticamente que las facturas cumplan con los requisitos fiscales, como el RFC correcto, desgloses de impuestos y folios válidos.
6. Clasifica y etiqueta los gastos: organiza las facturas en categorías como viáticos, inversiones, servicios contratados, entre otros. Esto facilita su revisión y registro contable.

Optimiza y automatiza tus comprobaciones de gastos 

Rindegastos es una solución diseñada para transformar la manera en que las empresas gestionan y automatizan el proceso de comprobación de gastos.

Es herramienta innovadora no solo agiliza las tareas administrativas, sino que también brinda mayor control, transparencia y eficiencia para los equipos financieros y colaboradores: 

1. Digitalizar facturas y recibos en tiempo real.

2. Validar automáticamente que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales del SAT.

3. Generar reportes detallados y organizados por categoría de gasto.

4. Simplificar la gestión de viáticos y reembolsos de empleados.

5. Reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas relacionadas con la contabilidad.

6. Recuperar las facturas vinculadas a los tickets de gastos desde los proveedores.

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