Rindegastos ® | Casos de Éxito | Datamedica

Escrito por Vitalis Hadges | 27/03/2024 05:24:56 AM

Conociendo Datamedica

Conversamos con Vitalis Hadges, gerente general de Datamedica y Andrea Mogollón, contadora de la empresa, quienes nos contaron sobre el antes y después de empezar a trabajar con Rindegastos, los cambios que han observado y beneficios que la plataforma les ha traído a todas las áreas de la empresa.

Datamedica se dedica a la venta y servicios de equipos médicos en el área de la imagenología, es decir, todo lo que tiene que ver con diagnósticos en el área de imagen como equipos de rayos X, mamógrafos digitales, scanners y otros. Sus clientes se encuentran a lo largo de todo Chile y son principalmente clínicas, centros médicos y hospitales.

Entre sus rendidores de gastos se encuentran los ingenieros de servicio técnico que están constantemente visitando a clientes y los ejecutivos de venta que se dedican a visitas comerciales y demostraciones de equipos. En total conforman un equipo de aproximadamente 25 personas que está constantemente viajando dentro y fuera de Santiago y cada viaje significa gastos y boletas por rendir.

Antes de Rindegastos

“A principios del 2020 estábamos creciendo bastante y, por lo tanto, el número de rendiciones aumentaba exponencialmente. En ese momento escuché una publicidad en la radio de Rindegastos. Decidimos probarlo”, nos cuenta Vitalis.

Antes de Rindegastos, en Datamédica todos los días recibían de forma física decenas de boletas y rendiciones en papel. Las personas encargadas de la parte administrativa no alcanzaban a procesar toda la información y acumulaban cada vez más rendiciones por revisar y reembolsar.

Vitalis ofreció a su equipo probar la plataforma y fue todo un éxito.

“Realmente fue una solución para nosotros, ya que nos permite hacer el trabajo de las rendiciones mucho más rápido, eficiente y más fácil tanto para el área administrativa como para los rendidores”.

Vitalis Hadges

Andrea Mogollón, quien está a cargo de la contabilidad en Datamedica, agrega que “la pila de rendiciones no se lograba bajar, debido a que era muy lento todo el proceso. Generalmente teníamos un retraso de hasta 15 días en dar respuesta a los rendidores, lo que generaba reclamos y molestias”.

Como los técnicos e ingenieros pasan la mayor parte del tiempo en terreno, no encontraban el momento para sentarse en un escritorio y hacer las rendiciones, lo que acrecentaba la demora en la entrega de información al área contable.

“La comunicación no fluía entre áreas, recibíamos reclamos por las demoras y el proceso completo desde que la persona hacía la rendición hasta que se generaba el reembolso, podía durar fácilmente un mes”, agrega Andrea.

Rindiendo como nunca

Desde la implementación de Rindegastos en Datamedica, distintas áreas de la empresa han podido ahorrar tiempo en trabajos administrativos relativos a la rendición, revisión y aprobación de gastos, contando ahora con esas horas para realizar tareas que realmente agregan valor a la empresa.

Miguel Arteaga, quien es hoy gerente comercial, comenta que gracias a la llegada de Rindegastos, “actualmente podemos disponer de este tiempo para atender clientes, hacer trabajos de evaluación de cotizaciones, propuestas de nuevos negocios o analizar con más tiempo el mercado. Somos más eficientes con el tiempo”.

“A nuestros vendedores y aprobadores se les ha facilitado mucho la vida. La plataforma es muy fácil de usar, es intuitiva y la curva de aprendizaje es casi inmediata”

Andrea Mogollón

Un alivio para el área contable

Andrea, a cargo de la parte contable, comenta que además han podido lograr mucho mayor orden y control en el área. Cuando el proceso se hacía de forma manual, había mucho estrés en el área por estar al límite en el cumplimiento de los plazos de revisión, aprobación y posterior devolución en las rendiciones de gastos y una acumulación de trabajo que parecía no acabarse.

“Ahora todo el proceso es mucho más rápido y cómodo para todas las áreas. Los rendidores tienen la información a la mano sobre en qué estado se encuentra su rendición; si ya fue aprobada, si tienen algún comentario, si está OK o si está rechazada y por qué. Antes era muy engorrosa la comunicación y eso podía significar hasta 2 meses en concluir el proceso”, comenta Andrea.

Con Rindegastos, los colaboradores de Datamedica que están trabajando en terreno, ahora tienen la facilidad de ir digitalizando sus gastos en tiempo real y enviar los informes para que sean aprobados desde el mismo lugar donde están.

“Rindegastos nos hace más eficientes, ya que ahora podemos manejar bien los tiempos y procesar la información de mejor forma al tenerlo todo en la misma plataforma. Podemos dominar la situación de cada rendidor y tenemos comunicación inmediata con ellos Ahora damos respuestas más rápido y podemos ser más proactivos al no tener que estar invirtiendo tiempo extra en temas que podemos resolver de forma inmediata”, concluye Andrea.

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