En un entorno cada vez más exigente, contar con herramientas que aseguren eficiencia, control y cumplimiento normativo es clave. Por eso, Rindegastos sigue innovando con soluciones pensadas para facilitar el día a día de las empresas en Colombia.
¿La última novedad? Una funcionalidad que permite validar tus proveedores utilizando datos oficiales del RUES.
Te contamos todo lo que necesitas saber para aprovechar esta mejora y optimizar tu proceso de legalización de gastos.
Nueva funcionalidad para Colombia
La eficiencia en la gestión de gastos no solo optimiza la administración interna, sino que también asegura el cumplimiento de las normativas locales.
En este contexto, Rindegastos ha desarrollado una funcionalidad innovadora que valida el número de Identificación Tributaria (NIT) de los proveedores en Colombia con la base oficial del Registro Único Empresarial (RUES).
Esta herramienta consulta la base de datos oficial del RUES, permitiendo verificar si una empresa o persona natural está registrada ante la Cámara de Comercio y habilitada para operar en el país.
Con esta funcionalidad, la validación de la información al cargar un gasto, simplificando los procesos y reduciendo tanto los riesgos operativos como fiscales.
¿Cómo funciona esta validación?
Para habilitar esta funcionalidad en tu cuenta de Rindegastos, sigue estos pasos:
-
Configuración de política: el administrador de la plataforma activa la validación del RUES configurando el campo “NIT proveedor” en las políticas de gastos.
-
Creación del gasto: dependerá del tipo de carga del gasto, la validación del NIT funcionará de la siguiente manera:
-
Scanit: Nuestra herramienta con inteligencia artificial detectará el NIT en el comprobante escaneado y completará los campos automáticamente.
-
Fiscal (XML): La herramienta extraerá el NIT del XML y completará automáticamente los datos correspondientes, incluyendo la información obtenida directamente desde la DIAN.
- Manual: Si el gasto es ingresado manualmente, el legalizador solo debe escribir el NIT del proveedor y también funcionará la validación.
-
- Validación con RUES: una vez que el NIT esté correctamente ingresado, guarda el gasto. En ese momento, aparecerá el botón "RUES". Al hacer clic en este botón, se desplegará un panel lateral con los datos encontrados en la consulta realizada al RUES.
¿Qué información se muestra en la consulta?
Al hacer clic en este botón, se desplegará un panel lateral con los datos encontrados en la consulta realizada al RUES, que incluirá información clave como:
- Razón social: Nombre de la empresa registrada con ese NIT.
-
Tipo de persona o sociedad: Clasificación jurídica del proveedor (persona natural, jurídica, sociedad).
-
Estado de matrícula mercantil: Si está activa o cancelada.
-
Fecha de renovación: Última fecha en que se renovó la matrícula mercantil.
-
Fecha de actualización al RUES: Última vez que se actualizó la información en la base del RUES.
Beneficios de validar el NIT con RUES desde Rindegastos
La validación automática del NIT a través del RUES en Rindegastos ofrece una serie de ventajas clave para las empresas que gestionan gastos y legalización de manera eficiente:
- Control en tiempo real: verifica la validez del proveedor al instante, al momento de la legalización del gasto.
- Reducción de errores: evita la aprobación de gastos con proveedores inactivos o no registrados, asegurando que solo se validen transacciones legítimas.
- Ahorro de tiempo: realiza todas las comprobaciones necesarias sin salir de la plataforma, agilizando el proceso de validación.
- Gestión más segura y precisa: garantiza trazabilidad y respaldo oficial en todos tus procesos, mejorando la transparencia y la fiabilidad de la información.
¿Quieres probar cómo Rindegastos puede transformar la gestión de gastos de tu empresa?
Agenda una DEMO GRATIS por 7 días.
Deja un comentario