En la era digital, cada vez más empresas en Colombia buscan optimizar sus procesos internos eliminando el uso de papel. Uno de los cambios más relevantes en este camino es la digitalización de los comprobantes de gasto. Pero esto suele venir acompañado de una pregunta clave:
¿Es legal desechar los tickets físicos si ya las tengo digitalizadas?
La respuesta es sí, y aquí te explicamos por qué.
La factura electrónica como base legal
Según el artículo 771-2 del Estatuto Tributario (ET), para que los costos, deducciones e impuestos descontables sean válidos ante la DIAN, es necesario contar con:
- Una factura electrónica,
- Un documento equivalente, o
- Un documento soporte (cuando la transacción se hace con una persona no obligada a facturar).
Este documento soporte está regulado por el Decreto 1625 de 2016 (art. 1.6.1.4.12 del DUR) y la Resolución 167 de 2021 de la DIAN los cuales regulan los requisitos y condiciones, así como la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
La DIAN ha dejado claro que este documento es válido incluso en casos como:
- Pagos menores,
- Compras a no obligados a facturar,
- Gastos realizados en el exterior.
¿Y qué pasa con el respaldo físico?
La ley exige conservar por cinco años los documentos que respaldan la contabilidad (art. 632 del ET). Pero desde la entrada en vigor de la Ley 527 de 1999, se reconoce la validez de medios digitales para conservar estos soportes, siempre que:
- La información sea accesible para consulta futura,
- Se conserve en un formato original o fiel al original, y
- Se pueda verificar su origen, destino, fecha y hora.
Esto fue ratificado por la DIAN en el Oficio 070391 de 2013, donde se concluyó que tanto los comprobantes internos como los externos pueden almacenarse como mensajes de datos, siempre que reproduzcan fielmente la información.
✅ En resumen: sí, puedes eliminar los documentos físicos.
Mientras tus documentos estén digitalizados bajo los estándares técnicos y formales exigidos, y se conserven adecuadamente, no es necesario guardar los tickets físicos. La legislación colombiana respalda esta práctica, lo que representa un paso más hacia la eficiencia y sostenibilidad en la gestión empresarial.
¿Qué significa esto para los usuarios de Rindegastos?
Si tu equipo usa Rindegastos, puedes estar tranquilo: la plataforma está diseñada para cumplir con las exigencias legales y técnicas de la normativa colombiana. Los documentos digitalizados a través de la app cumplen con los requisitos de conservación, autenticidad y trazabilidad establecidos por la DIAN.
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