Rindegastos se integra al ERP: Caso de Éxito Lizminelli

Resumen ejecutivo

Liz Minelli se ha hecho un nombre en el mercado femenino mexicano, desde que irrumpió en 1992 con su primera boutique de exclusivos diseños de vestuario en Ciudad de México. Hoy cuenta con 173 sucursales en el país azteca y 4 en Guatemala.

 

La administradora de esta empresa Beatriz Hernández lleva cuatro años supervisando el área de viáticos y, por lo tanto, está directamente relacionada con la rendición de gastos.

 

Para ella, la incorporación de Rindegastos no solo ha significado agilizar el proceso de recuperación de facturas electrónicas, sino también contar con información clave para adoptar medidas comerciales.

Una plataforma configurada a la medida

Los supervisores y auditores de sucursales son los que rinden prioritariamente en esta empresa y lo hacen de manera recurrente, pues viajan muy seguido para fiscalizar la operación de las tiendas emplazadas en distintos estados de México.

 

Antes de implementar la solución tecnológica, cada trabajador entregaba sus facturas electrónicas de manera física, cada quince días y los pagos de consumo no siempre se realizaban con la tarjeta de crédito corporativa, lo que impedía a la empresa deducir impuestos de estos gastos.

 

“Con Rindegastos el tiempo de recuperación de facturas electrónicas se ha reducido en un 50%, pues se les pide a los empleados cargar sus facturas electrónicas una vez a la semana. Además, la plataforma fue configurada para aceptar documentos de pago asociados solo a la tarjeta de crédito de la empresa. Si un gasto es cancelado con otro medio, automáticamente la plataforma no lo sube porque no es compatible con lo autorizado y, por lo tanto, no es reembolsable”, explica Beatriz Hernández. De esta manera, se ha logrado aumentar el número de gastos de consumo deducibles de impuestos al establecer mediante la plataforma una política clara de rendición de gastos.

 

Además de las utilidades propias de esta solución tecnológica, la administradora de Liz Minelli resalta la reportabilidad de Rindegastos y sus beneficios. “Desde el momento en el que descargas la información, puedes procesarla de la manera que más te acomode y diseñar tus informes como prefieras. Como manejamos tantas sucursales, decidimos configurar la plataforma para que pudieran asociarse los gastos a cada sucursal y esto no implica ninguna demora, porque el usuario no tiene que teclear, solo escoger la tienda correspondiente. Esto, al final del día, nos marca qué estado nos cuesta más y el análisis de esa información nos permite tomar decisiones comerciales”, asegura.

 

“Nos ha servido mucho para administrar las solicitudes de nuestros clientes internos, ya que el mismo usuario que rinde puede hacer seguimiento de las etapas de su rendición en la misma plataforma”

 

Beatriz Hernandez

Rindegastos ha hecho crecer a los empleados

La administradora de Liz Minelli asegura que, considerando los beneficios que aporta la plataforma, Rindegastos es mucho más rentable.

 

Cuando decidieron automatizar el procedimiento de la rendición Beatriz nos cuenta que:

 

“Estuvimos revisando una plataforma estadounidense, pero no tenía versión en español. Además, queríamos que funcionara desde el teléfono, para que el gasto se pudiera rendir en cuanto se realizara”.

 

Beatriz Hernandez

En este sentido, Rindegastos ofrecía todos los requerimientos necesarios para cubrir las necesidades de la empresa.

 

Agrega que “como el sistema está integrado a ERP, me facilita muchísimo el procedimiento. Al tener toda la información en un mismo lugar, ya no tengo que revisar dos veces. Para mí ha implicado una reducción en los tiempos del proceso, porque Rindegastos lo simplificó”, agrega la profesional.

 

Pero eso no es todo. Por disposición legal, el factura electrónica fiscal digital por internet mexicano (CFDI) debe emitirse con dos componentes obligatorios: un archivo XML y otro PDF. Ambos, son siempre requeridos por el servicio de impuestos de ese país y para reportarlos estos deben ser descargados y luego subidos al registro respectivo.

 

Para solucionar este embrollo, Rindegastos implementó en Liz Minelli una solución eficiente y mucho más rápida. “Se habilitó el correo electrónico recibos@rindegastos.com para reenviar allí los mails con los facturas electrónicas en sus dos versiones. Una vez reenviado, quedan automáticamente recepcionados en la plataforma, que carga la fecha, monto, folio y el concepto por el cual viene la factura, lo que agiliza la recuperación de los facturas electrónicas y finalmente el reporte de los gastos”, comenta Beatriz y agrega “esto ha sido un beneficio extraordinario para todos los usuarios. El 90% de los proveedores con los que trabajamos envían a tu correo una factura PDF y XML, y en segundos llega otro mail informando que los gastos han sido cargados. Así el cierre mensual me toma 3 días en lugar de 10 o 12, que ocupaba antes, al hacerlo de forma manual en un Excel”.

 

Los ítems más rendidos por supervisores y auditores en esta empresa, son productos de consumo, transporte y hospedaje. Si bien hubo resistencia inicial del personal a realizar el trámite de manera digital, Beatriz asegura que este cambio tecnológico los “ha hecho crecer como empleados, porque lo que hoy en día sucede, y que ellos antes no hacían, es que tienen que revisar y conocer su factura electrónica antes de subirlo a la plataforma para así evitar errores”.