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Conociendo a Fondo Esperanza

 

Lina Valenzuela, Administradora en Fondo Esperanza comenta que en su área, tienen la responsabilidad de recibir y procesar las rendiciones de gastos, y desde hace 3 años ya usan Rindegastos. “Ahora que lo tenemos todo digital es mucho mejor”, comenta Lina, al referirse al antiguo proceso manual versus nuestra plataforma.

 

“Además, Rindegastos tiene planes de servicio especiales para las instituciones públicas y ONG 's que tienen como propósito ayudar a la comunidad.”

 

Viviendo la implementación

Desde septiembre de 2020 decidieron migrar a un ecosistema digital de rendiciones, principalmente por la complicación que implican las valijas y el almacenamiento de papeles, además de ser una forma de ayudar al medio ambiente, ya que la reducción de papel es considerable al momento de cambiar al mundo digital.

 

Si bien antes tenían un sistema sencillo de rendiciones de gastos, al que estaban acostumbrados y fue la resistencia a este lo que más les costó enfrentar, finalmente se dieron cuenta que la transformación digital era necesaria y fue un paso bien dado.

 

Cuentan con 53 sucursales y 140 usuarios, a partir de los cuales se desprenden rendiciones de gastos, principalmente fondos fijos o cajas chicas.

La utilidad para las auditorías

Las auditorías son un gran tema para algunos rubros, en el caso de Fondo Esperanza, reciben 3 auditorías al año y, ahora con Rindegastos, Luana comenta que “mediante 2 clics tienen toda la información necesaria”.

 

Respecto a este tema, la fácil revisión de las boletas es lo que más ha ayudado a Lina, dada la cantidad de auditorías que tienen. Este proceso anteriormente se hacía muy tedioso, por la necesidad de tener que tener todas las boletas de manera presencial, guardadas en carpetas. Actualmente, solo tienen que darle acceso a la empresa a la plataforma de Rindegastos y revisar de forma digital los respaldos de las rendiciones.

Resumen

A pesar de que significaba el cambio al formato digital, hoy agradecen haberlo hecho, ya que el paso hacia la digitalización de las rendiciones de gastos ha facilitado no solo el proceso en sí, sino que también el tema de las auditorías. No requiere el tiempo, preparación y trabajo que requería antes de entrar al mundo digital de rendiciones de gastos.