Viáticos: Cómo controlar los gastos de tus colaboradores

En muchas empresas, especialmente aquellas con equipos comerciales, técnicos o logísticos, los viáticos representan una parte significativa del gasto operativo. Aunque necesarios, si no se gestionan correctamente, estos fondos pueden derivar en pérdidas económicas, dificultades contables y problemas de cumplimiento con la normativa de la ARCA.

Por eso, implementar un sistema eficiente para el control de viáticos no solo es una buena práctica: es una necesidad estratégica. En esta nota, exploramos cómo controlar los gastos de viáticos en tu empresa de manera eficiente, digital y alineada con las exigencias fiscales actuales en Argentina.

¿Qué se entiende por viáticos y por qué es clave controlarlos?

Los viáticos corresponden a los desembolsos que una empresa realiza para cubrir los gastos necesarios de sus colaboradores, cuando deben trasladarse fuera de su sede habitual por razones vinculadas al trabajo.

Estos gastos suelen incluir conceptos como transporte, alojamiento, alimentación y otros desembolsos asociados a reuniones, capacitaciones, visitas comerciales u operativas.

Un manejo desordenado o poco transparente de estos desembolsos puede derivar en observaciones durante auditorías o fiscalizaciones por parte de organismos como la Agencia de Recaudación y Control Aduanero (ARCA).  

Para dimensionar su impacto, basta con revisar los valores oficiales establecidos en Argentina: según datos del Tribunal de Cuentas, los viáticos diarios para comisiones con pernocte alcanzan los $150.352, mientras que para comisiones sin pernocte, el monto es de $41.837.

Estas cifras, que incluyen asignaciones para desayuno, almuerzo, merienda, cena y alojamiento, evidencian cuánto pueden influir estos gastos en el presupuesto operativo de una empresa.

Principales desafíos en la gestión de viáticos

A pesar del avance tecnológico, muchas empresas todavía gestionan sus viáticos con métodos manuales: planillas en Excel, tickets físicos y flujos de aprobación poco prácticos.

Esta forma de operar, además de ser poco eficiente, expone a la empresa a múltiples riesgos operativos, contables y fiscales. Entre los desafíos más comunes se encuentran:

1. Falta de visibilidad sobre los gastos reales: sin trazabilidad ni datos centralizados, es difícil saber cuánto se gasta, en qué, y con qué frecuencia.

2. Demoras en la aprobación y el reembolso: los tiempos se extienden cuando las rendiciones se realizan por correo, papel o con procesos fragmentados.

3. Errores humanos en la carga de datos: la digitación manual genera inconsistencias, duplicaciones de gastos o información incompleta que afecta la contabilidad.

4. Dificultades para justificar gastos ante la autoridad fiscal: sin respaldo adecuado, las empresas se arriesgan a rechazos durante fiscalizaciones. 

5. Desalineación con las políticas internas: sin controles automatizados, es común que se aprueben gastos que exceden topes o no cumplen con las condiciones establecidas.

Estos problemas no solo afectan la productividad de los colaboradores y del área contable, sino que también comprometen el cumplimiento tributario y la salud financiera de la empresa.

¿Cómo controlar los viáticos de forma eficiente?

El control eficiente de los viáticos requiere más que buenas intenciones: demanda un enfoque integral que combine tecnología, normativa y cultura organizacional. Sin estas tres dimensiones, las empresas quedan expuestas a desórdenes contables, gastos excesivos e incumplimientos fiscales.

A continuación, tres pilares fundamentales para lograrlo:

1. Establecé políticas internas claras y consistentes: es fundamental que tu empresa determine, documente y comunique qué gastos son reembolsables, cuáles no, y cuáles son los montos máximos permitidos según el tipo de gasto. Esta claridad evita malentendidos, mejora la rendición y reduce las discusiones administrativas.

Una buena práctica es clasificar los viáticos en categorías específicas, como por ejemplo:

1. Viáticos por traslado urbano.

2. Viáticos por viajes interprovinciales, regionales o al exterior.

3. Alojamiento y alimentación.

4. Gastos imprevistos (con topes definidos).

Estas políticas deben estar por escrito, ser accesibles desde cualquier dispositivo y estar integradas al sistema de rendiciones, de modo que el colaborador conozca las reglas antes de realizar un gasto.

2. Automatizá la rendición de gastos: hoy existen herramientas que permiten cargar la información de forma automática. Los comprobantes se digitalizan, los datos clave se completan automáticamente y el gasto se asocia al colaborador y al centro de costo correspondiente.

Este tipo de automatización trae múltiples beneficios:

1. Reducción de errores por carga manual.

2. Mayor trazabilidad en tiempo real.

3. Eliminación de procesos engorrosos como la validación uno a uno o el armado manual de informes.

4. Agilidad en la aprobación y control de gastos.

3.  Hacé seguimiento y generá reportes periódicos: digitalizar y automatizar es clave, pero el verdadero valor está en lo que hacés con los datos. Para controlar los viáticos de forma eficiente, es indispensable contar con reportes consolidados que te permitan analizar patrones de gasto, detectar excesos y tomar decisiones informadas.

1. Detectar desvíos presupuestarios o rendiciones fuera de política.
2. Identificar oportunidades de ahorro o ajustes.

El impacto de la digitalización en la gestión de viáticos

La digitalización está transformando la forma en que las empresas gestionan sus viáticos. Adoptar procesos automatizados no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también permite cumplir con las normativas vigentes y tomar decisiones respaldadas por datos confiables. 

Dejar atrás las planillas manuales ya no es solo una opción, sino una oportunidad para avanzar hacia una gestión más ágil y precisa. Algunos de los impactos clave de digitalizar este proceso son:

1. Visibilidad: los gastos se registran y visualizan al instante, permitiendo un control más fino por centro de costo, área o colaborador.

2. Reducción de tiempos administrativos: se automatizan tareas repetitivas como el ingreso de datos o la validación de comprobantes.

3. Mejor experiencia para los equipos: los colaboradores pueden rendir gastos desde el celular, de forma rápida y sin fricciones.

4. Cumplimiento normativo asegurado: las plataformas modernas se integran con sistemas como ARCA, garantizando respaldo documental y trazabilidad.

5. Capacidad de escalar con control: digitalizar permite sostener el crecimiento sin perder visibilidad ni eficiencia en la gestión de recursos.

¿Cómo te ayuda Rindegastos a controlar los viáticos?

Rindegastos es una plataforma desarrollada específicamente para simplificar y optimizar la gestión de viáticos y gastos corporativos en empresas de todos los tamaños. 

Con Rindegastos podés:

1. Escanear tickets y facturas desde el celular, con carga automática de los datos.

2. Aplicar políticas internas predefinidas, como montos máximos o categorías por tipo de gasto.

3. Validar proveedores de los comprobantes con ARCA y verificar el CUIT de los proveedores.

4. Generar reportes detallados por centro de costo, área o colaborador.

5. Visualizar y aprobar gastos desde cualquier dispositivo, en cuestión de segundos.

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