Rendición de gastos: ¿Qué documentos son validos para la Arca?

La rendición de gastos es un proceso clave para cualquier empresa, ya que permite mantener un control financiero adecuado y garantizar la transparencia en la administración de los recursos. En Argentina, este procedimiento está regulado por normativas fiscales que establecen los documentos válidos para justificar los gastos y evitar inconvenientes con la Agencia de Recaudación y Control Aduanero (Arca)

En este artículo, te contamos qué documentos necesitás para la rendición de gastos, cómo verificar su validez y cuáles son las mejores prácticas para optimizar este proceso en tu empresa. ¡Seguí leyendo y enterate de todo!

¿Qué es  de gastos y por qué es importante?

La rendición de gastos es un proceso en el cual una persona o entidad justifica y documenta el uso de fondos asignados para un fin específico, presentando comprobantes como facturas o recibos.

Su importancia radica en garantizar la transparencia y el correcto manejo de los recursos empresariales, donde es fundamental para prevenir irregularidades y fortalecer la salud financiera. 

Legalmente, este proceso está regulado por normativas como la Ley de Administración Financiera y los Sistemas de Control del Sector Público Nacional, que establecen los procedimientos y responsabilidades para asegurar que los gastos se ajusten a lo autorizado.

¿Qué documento son válidos para rendir un gasto?

En Argentina, ARCA establece que los gastos deben estar respaldados por documentos fiscales válidos que permitan su deducción y su correcto registro contable. Estos son los principales documentos requeridos:

Facturas:  son el documento más importante para respaldar un gasto. Pueden emitirse en formato electrónico o en papel, dependiendo del tipo de contribuyente y la actividad.

Las facturas deben incluir los datos fiscales del emisor y receptor, la descripción del servicio o producto adquirido, el monto total y el código de autorización de ARCA.

Tiques o comprobantes fiscales: para pequeños gastos, como viáticos, peajes o combustibles, se pueden presentar tiques fiscales emitidos por controladores fiscales homologados por ARCA. Aunque no permiten la toma de crédito fiscal, sirven para respaldar el gasto.

• Recibos: Los recibos pueden ser utilizados para justificar ciertos pagos, como honorarios profesionales o alquileres temporales.

• Boletas de transporte y peajes: Los boletos de transporte (aéreo, terrestre o ferroviario) y tickets de peaje también son válidos como justificantes de gastos. En el caso de pasajes aéreos, es recomendable contar con la factura de la aerolínea o agencia emisora.
• Estados de cuenta bancarios y comprobantes de pago: En algunos casos, los extractos bancarios pueden servir como respaldo de ciertos gastos, especialmente si fueron realizados con tarjeta corporativa o transferencia bancarias.

Requisitos para que un documento sea válido ante Arca

Para que un documento sea considerado válido, debe cumplir con ciertos requisitos: 

1. Ser legible y estar en buen estado.
2. Incluir todos los datos fiscales requeridos (CUIT, condición frente al IVA, detalle del gasto, etc.).
3. Tener fecha y firma en caso de ser un recibo.
4. Estar emitido por un contribuyente registrado en AFIP.
5. En el caso de facturas electrónicas, contar con el CAE (Código de Autorización Electrónico).

Mejores prácticas para optimizar la rendición de gastos

Para evitar problemas con la ARCA y mejorar la gestión interna, considera estas buenas prácticas:

1. Usar herramientas digitales: Plataformas como Rindegastos permiten escanear facturas y automatizar la rendición de gastos, reduciendo errores y optimizando el proceso.
2. Centralizar los pagos: Usar tarjetas corporativas o sistemas de pago centralizados facilita el control y registro de los gastos.
3. Establecer políticas claras: Define montos máximos, categorías de gastos permitidos y procedimientos internos para la rendición.
4. Mantener registros ordenados: Guardar los comprobantes en formato digital y físico puede ser clave en caso de auditorías o revisiones fiscales.

Automatiza la rendición de gastos de tu empresa 

Rindegastos ofrece una solución integral para automatizar la rendición de gastos de tu empresa, eliminando la carga administrativa y acelerando el flujo de trabajo. Esta plataforma ofrece una solución integral que transforma este desafío en una oportunidad para la mejora continua. Con nuestras herramientas, puedes:

1. Delimitar categorías: configura categorías específicas para controlar y organizar los gastos reembolsables, asegurando que cada desembolso esté correctamente clasificado.
2. Escanear boletas o facturas: digitaliza y centraliza la información de gastos al permitir que los colaboradores escaneen boletas o facturas directamente desde su dispositivo móvil, eliminando el uso de papel y reduciendo errores.
3. Definir montos máximos: establece límites y políticas claras para cada tipo de gasto, garantizando el cumplimiento de las políticas internas y evitando sobregiros.
4. Validar rápidamente: simplifica los procesos de aprobación con flujos automatizados adaptados al nivel de gasto, reduciendo tiempos y mejorando la eficiencia.
5. Validación con la Arca: verificamos automáticamente todos los datos de los comprobantes para garantizar su validez y cumplimiento tributario.

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