Cómo solucionar el eterno problema de caja chica

La gran mayoría de las empresas, sin importar su tamaño, se ven enfrentadas a un mismo problema: el control de caja chica. La falta de políticas claras para efectuar gastos, las entradas de dinero insuficientes y las salidas injustificadas impactan directamente a las finanzas de la organización.

A pesar de que la gestión de caja chica parece ser un asunto simple, el control y manejo de sus fondos muchas veces se escapa de las manos de dueños y administradores al no contar con las herramientas correctas para su gestión. En este blog queremos darte algunos consejos y recomendaciones para solucionar de una vez por todas el problema.

Utiliza la tecnología disponible.

La tecnología puede darte potentes herramientas para evitar errores y malas prácticas en el manejo de caja, ya que puedes automatizar completamente el proceso de principio a fin. Dentro de las herramientas de automatización puedes encontrar softwares multiplataforma, en dónde las rendiciones de caja se pueden efectuar directamente desde una aplicación móvil. En estos softwares, puedes ver en línea los movimientos que se están haciendo sobre caja chica, así como también realizar entradas y salidas de dinero para controlar el fondo que mantienes en caja. Además de mejorar la productividad del departamento de contabilidad, la empresa tendrá mayor oportunidad de crecimiento, pues la tecnología abre una puerta a un sinfín de opciones para la interacción, que serán de gran importancia en la evolución de tu organización.

La automatización ahorra tiempo y dinero.

La automatización de todos los procesos de la caja chica hará que el buen funcionamiento de esa área sea algo simple y cotidiano. El manejo transparente y óptimo de este ítem hará tu empresa tenga una mejor gestión, menos costos operativos y como resultado obtenga una mayor rentabilidad. Elige una empresa solida de software con experiencia en el mercado y que te ofrezca asesoría personalizada, almacenamiento en la nube, soporte técnico y apoyo en el proceso de implementación y capacitación.  

Los errores que evitarás.

Al utilizar un software de gestión de caja y rendiciones podrás evitar los siguientes errores:

• Dejar de justificar o rendir algunos gastos, aunque sean menores. Todos estos gastos pequeños se van sumando y generan en el mediano y largo plazo pérdidas importantes para tu empresa. Al tener un registro detallado de estas operaciones te ayudará también a darte cuenta de todos esos pequeños gastos que antes estaban sin justificar y decidir finalmente aportan o no a la actividad productiva de tu empresa.

• No tener políticas definidas de gastos. Los empleados de tu empresa tienen que tener sumamente claro que tipo de gastos pueden efectuarse desde caja chica. Además, puedes exigir que adjunten una imagen del gasto, por lo que sabrás que tipo de documentos están solicitando cada vez que realizan una compra. De esta manera puedes incorporar a tu política que obligatoriamente se soliciten cierto tipo de documentos (como facturas, por ejemplo) para categorías claves y dejar que se rindan con recibos, vales o boletas aquellos gastos que no impactan fuertemente en tu flujo de caja.

• No tener responsables en el flujo de aprobación. Al momento de incorporar tecnología al proceso de rendición de caja chica, automáticamente existirá una persona que deba responder y hacerse cargo de las aprobaciones y rechazos que se generen en los informes de rendición. También será responsable de los ingresos y reposiciones que deban hacerse sobre los fondos. Todo quedará registrado, por lo que su trabajo se hará más fácil.

• No tener copias de seguridad de los registros. Al mantener toda la información en la nube y en línea, no tendrás que volver a preocuparte de mantener planillas de cálculo u otros documentos que puedan extraviarse. También tendrás en línea las imágenes de cada uno de los gastos efectuados y las personas que los realizaron. Estos son sólo algunos de los errores más comunes que evitarás. Dependiendo del sistema que elijas, podrás optar por integrar la información generada en tu sistema informático o de contabilidad evitando así tener información duplicada y ahorrando tiempo al no tener que ingresar manualmente los datos a tu sistema de información principal.

Más allá del tamaño o industria en que se encuentre tu empresa, siempre necesitarás llevar un correcto control de tu caja chica. Hoy tienes la tecnología para tomar el control de este tema que siempre ha sido un problema para la administración. Como en todo proyecto de automatización, verás que los beneficios obtenidos serán siempre mayores que los costos asociados a contratar un software especializado.