Más de 10 mil hojas de papel al año. Eso es lo que en la actualidad gastan en promedio las oficinas en la impresión de documentos y no creas que esto no tiene efectos directos en la productividad.
Múltiples estudios indican que el 90% del trabajo que realizan las empresas gira en torno a la búsqueda, distribución y almacenamiento de documentos en papel.
Lo mismo ocurre si hablamos de la eficiencia de los espacios: la mitad de los escritos archivados son copias o fotocopias de estos mismos documentos impresos.
¿Quieres que tu empresa también se sume a la era de la transformación digital? La clave está en conocer y utilizar las herramientas adecuadas para cada proceso. A continuación, te presentamos 3 consejos que te ayudarán a transitar hacia una empresa más moderna y digital.
1. Parte por eliminar el papel
Suena simple, pero esta decisión es el primer paso. Recuerda que los documentos digitales son más fáciles para ordenar y organizar, también será una manera más fácil para tus equipos de encontrar la información que busquen y el tiempo utilizado será mucho menor en comparación al que están utilizando actualmente sumergidos en archivadores y carpetas.
Esto puedes hacerlo a través de la implementación de aplicaciones móviles o softwares que permitan guardar la información digitalmente. Los servicios en la nube te permiten mantener tus archivos importantes por más tiempo sin utilizar espacio físico de tu oficina.
2. Continúa protegiendo tu información
Un paso clave en la digitalización es asegurarte que esta información esté segura. Una vez que realices la transición a plataformas digitales, la recomendación es eliminar todo documento confidencial que quede impreso. Además, incorporar un sistema automatizado que brinde seguridad a los procesos e información de tu empresa, garantizando confidencialidad, integridad y disponibilidad de ellos.
3. Y no te olvides de la organización
Adaptarse a la digitalización de documentos puede ser desafiantes para los equipos encargados de ellos, sobre todo en periodos de auditorías y procesos de pagos. Por eso, la preparación y organización es clave para evitar inconvenientes. Encárgate de establecer un orden y organización para el uso y acceso a los documentos. Y para esto las aplicaciones móviles y herramientas de gestión financiera también serán el gran aliado.
Porque una de las grandes ventajas de digitalizar tus documentos es que su almacenamiento y gestión es más simple y rápida que los que están en formato papel. Y además ayudan a aumentar la productividad de los procesos al interior de la compañía. Por ejemplo, en el proceso de rendiciones de cuentas, que gracias a plataformas como Rindegastos puede digitalizarse 100%, dejando atrás la revisión y almacenamiento de los comprobantes de compra o gastos para agilizar el proceso.
Deja un comentario