Caja chica en contabilidad: retos, estrategias y beneficios

¿Sabías que la caja chica en contabilidad se posicionó como una herramienta de administración estrictamente necesaria en la regulación de los gastos menores, de imprevisto, emergencia o cotidianos?

¿Qué es una caja chica en contabilidad?

Una caja chica en contabilidad es un fondo monetario de una empresa impulsado por el área administrativa, que busca regular y supervisar de mejor forma los pagos cotidianos, regularmente de montos pequeños, porque a pesar de que forman parte del sistema de contabilidad financiero, generalmente no son tomados en cuenta porque económicamente no representan cantidades fuertes, sin embargo, administrativamente sí.

Con el paso de tiempo, las reglas del tablero financiero han optado por integrar a los equipos de regulación económica la caja chica en contabilidad porque se dieron cuenta de que registrar y analizar cada entrada y salida de dinero, por más mínimas que sean, reflejan una educación administrativa tanto del personal que supervisa el efectivo, como de los ejecutivos.

Las nuevas tecnologías han evolucionado los sistemas de operación en las empresas y cada vez facilitan los procesos para llevar un control administrativo adecuado en la nube. Anteriormente, todos los registros eran llevados a cabo en hojas de papel, sin embargo, la digitalización ha facilitado estos trámites, pudiendo dividir, registrar y analizar los diferentes tipos de cajas de administración con tan solo un clic.

Sin embargo, planear y ejecutar una caja chica en contabilidad requiere de cierto proceso para tener el éxito esperado, y sobre todo, lograr obtener los análisis que puedan impulsar si los gastos que se tienen diariamente se están utilizando para fines productivos y lograr un control interno en la empresa como estrategia de dirección.

4 estrategias para ejecutar de forma correcta una caja chica:

1. Reconocer a detalle cuáles son los gastos diarios de la empresa: estos datos se obtienen con base en los balances de meses o años pasados. Es importante identificar si los precios son justos o si cada salida de dinero tiene un fin necesario, tomando en cuenta las actividades y agenda de la compañía. 
2. Destinar un presupuesto económico y un encargado para su control: hoy en día, es necesario armar un esquema de presupuestos que pueda delimitar el tope de gastos de forma justa y analizada, el cual, se tiene que regular y poner en constante supervisión por parte de un encargado.
3. Registrar, comprobar y analizar: es importante que si se está armando un control económico que canalice los gastos menores, cada uno se someta a un orden interno, que ponga a prueba cifras y resultados.
4. Proponer nuevos enfoques: una vez teniendo el proceso que determine de forma general la contabilidad de los gastos chicos, es importante presentar mejoras de presupuesto con nuevos proveedores, para lograr estar al margen de competitividad.
   
   

La caja chica en contabilidad permite a los administradores subir un escalón más que los lleve a integrar sus presupuestos y constantes operaciones de forma sana, asimismo, a incorporar una mejor administración para futuros proyectos o necesidades internas que se tengan, ya que si no se tiene una buena gestión con presupuestos y gastos básicos, la cultura administrativa se pierde para el resto de los proyectos.

Ahora que se tiene un panorama general que analiza de forma estratégica la implementación de la caja chica, es importante operar bajo los esquemas planteados, porque un correcto desarrollo y seguimiento requiere de constancia y atención total o pueden surgir desde gastos innecesarios que dañan el desarrollo de la empresa o hasta tomar de decisiones incorrectas.

¿Cómo detectar cuando está mal administrada?

Es muy fácil en todo proceso empresarial darse cuenta cuando las cosas no van bien a través de los balances contables generados, sin embargo, los siguientes puntos ejemplifican de manera general cómo detectar cuando una caja chica en contabilidad no está dando los resultados esperados:

1. Sobrepasar los límites de gastos: al ya haber un presupuesto generado con base a estadísticas pasadas, un previo estudio de mercado y análisis de los precios, sobrepasar el presupuesto de una caja chica es sinónimo que desde el inicio hubo una mala implementación. 
2. Dinero no registrado: asumir una estrategia de gastos, es contemplar cada pequeño movimiento que se genera, si en la rendición de cuentas con el supervisor existen cifras no comprobadas con un ticket o recibo significa que no hubo un seguimiento adecuado, por lo tanto, es necesario reestructurar de fondo y replantear los objetivos.
3. Gastos irregulares: durante la revisión de gastos, es importante como supervisor, identificar, comprobar y analizar que los gastos declarados por el regulador estén avalados y tengan un fundamento lógico, de lo contrario, es necesario aplicar políticas que mejoren su rendimiento. 

Tomando el esquema y procesos para una caja chica en contabilidad sana, estos suelen ser difíciles de seguir los primeros meses, sin embargo, con una constante supervisión se puede llevar a cabo con éxito, trayendo beneficios enriquecedores a nivel financiero y sistemáticos. 

Beneficios de una caja chica en contabilidad

Los beneficios que puede aportar una caja chica en contabilidad son: cuidar que cada gasto financiero tenga un propósito positivo para la empresa por más mínimo que sea, mejorar las políticas de administración y contabilidad, controlar los precios de proveedores o servicios, gestionar políticas de desarrollo financiero positivas y tomar decisiones empresariales con base en estadísticas pensadas. 

Todo este control no sería posible sin la ayuda de plataformas digitalizadas que registren, separen y examinen la caja chica en contabilidad, ya que cada dato está respaldado por la nube y no hay forma que estos se pierdan. Rindegastos es la plataforma ideal, porque está especializada en la rendición de gastos en línea, desde subir un ticket, catalogar los gastos y detectar anomalías económicas. 

Un estudió de AMVO estima un incremento del 30 % del comercio electrónico en México para 2025, por lo tanto, las compañías deben estar preparadas digitalmente. Rindegastos es una empresa líder para separar, organizar y analizar todos los gastos empresariales, incursionando en los procesos administrativos en la nube.

¡Súmate a Rindegastos y respalda tu administración con grandes beneficios!