Control de caja chica: clave para garantizar la eficiencia en las empresas

Los procesos de administración y contabilidad dentro de una empresa, han tenido que agregar un nuevo control financiero muy específico en los flujos de entradas y salidas económicas: el control de caja chica

A pesar de que el término y acción parece inofensiva, es un recurso muy importante que se necesita considerar para los rendimientos económicos, ya que es aquella suma de dinero en efectivo que se necesita separar, supervisar y poner en constante regulación para llevar a cabo la solvencia de gastos menores de cualquier tipo, como materiales o suministros básicos.

La importancia de un constante control de caja chica, es para tener en orden y verificar aquellos gastos oficinistas que constantemente se efectúan en los procesos empresariales o para utilizar servicios estrictamente necesarios, y que tienen la particularidad de no corresponder a procesos de facturación por ser, en la mayoría de los casos, cantidades pequeñas o de carácter común.    

Procesos de regulación e identificación

Desde la compra de papelería, pagar un estacionamiento, trasladar a los equipos de trabajo a espacios de desarrollo y hasta realizar una reparación menor, son demandas económicas mínimas que las empresas tienen que solventar. Estos recursos se deben cubrir con base al control de una caja chica o caja menor por el hecho de tener objetivos y bases completamente distintas a uno regular.

Algunos ejemplos que representan de forma clara los gastos de cajas chicas son: 

• Material de oficina como papelería y consumibles para la gestión de un negocio.

• Alimentos o comida para el personal de trabajo en caso de actividades fuera de la oficina o afín.

• Abastecimiento diario de recursos comunes como agua purificada y café. 

• Suministros de traslado como peajes o casetas de cobro vehicular, combustible y billetes de estacionamiento.

• Asistencia de reparaciones mínimas de materiales en la oficina.

• Servicios de transporte público para el traslado de personal.

• Artículos de limpieza y utensilios para mantener en orden los espacios de trabajo.

En resumen, poder identificar los gastos de una caja chica, es un mecanismo administrativo que da pie a tener un mejor control interno y externo de cada proceso de regulación, y en este caso, abarcando una mayor auditoria en la compra de productos mínimos que diariamente se utilizan para la organización de la empresa y el personal que labora diariamente.

A este proceso, se les debe otorgar un método de contabilidad riguroso que toda empresa debería echar en marcha para poder solventar y regular diariamente estos gastos que, aunque dinámicamente parece innecesario, representan una amenaza silenciosa a largo plazo porque son salidas de dinero constantes, de imprevisto y variadas. 

El siguiente enlistado enfatiza paso a paso los puntos más importantes que toda contabilidad empresarial tiene que reconocer e implementar en su control, cabe destacar que es un proceso independiente de una caja normal y los objetivos son distintos. El desarrollo debe contener las siguientes características: 

1. Lo primero es realizar un balance general con base a meses previos, y a través de un análisis, impulsar el plan económico de todos los gastos que entrarían en los flujos de operaciones de la caja chica, estableciendo un presupuesto y límite de gastos que los pueda cubrir la administración planteada. 
2. Posteriormente, colocar a un responsable que fungirá como intermediario y supervisor. Esta persona estará vinculada con la rendición de cuentas, supervisión y control total, como gastos máximos que dispondrán por cada trabajador y el total mensual por área o sector.
3. En tercero, emitir un recibo por cada gasto tomado de la caja chica al trabajador designado, sin importar lo pequeño que sea el monto, es importante que tenga los siguientes datos:
   • Cantidad entregada
   • Trabajador
   • Concepto
4. Además, el responsable debe llevar una base de datos estrictamente apegada a las normativas. Se recomienda que tenga las siguientes especificaciones:

• • • Fecha
    • Número de ticket o factura (en caso de que se emita) 
    • Nombre del responsable  
    • Cantidad inicial otorgada 
    • Monto total gastado

Es esencial que el ticket o número de factura coincida estrictamente con cada gasto, concepto y cantidad pagada, y es responsabilidad del administrador verificar, comprobar y declarar mensualmente con el gerente o responsable de área las operaciones económicas.

Los beneficios de llevar el control de caja chica

El tener un elemento como el control de caja chica en toda regulación administrativa, es una gran ventaja para los procesos de evaluaciones y auditorías, ya que involucran y someten cada gasto de la empresa a una eficacia y viabilidad sin importar la cantidad o el objetivo. 

Garantizar la transparencia total en las finanzas económicas de un negocio debe ser la prioridad administrativa, es por ello que es importante tener bajo regulación los siguientes mecanismos de adaptabilidad:

• Comprobar la funcionalidad de cada gasto
• Analizar los resultados de cada egreso y que tenga un propósito en beneficio de la salud financiera
• Evitar fraudes y errores
• Mantener una gestión financiera integra 
• Ejecutar mejoras constantes en los procesos económicos
•  

La detección temprana de gastos innecesarios o salidas de dinero sin objetivo y funcionalidad en el ecosistema empresarial, debe ser una prioridad para regular y estar constantemente abordando. Actualmente, la transformación digital está apostando por plataformas digitales capaces de impulsar mejoras en las entradas y salidas de un negocio, con la finalidad de tener un mejor panorama de la rentabilidad financiera.

El control de caja chica llegó como regulador y planificador de los pasivos mínimos que la mayor parte de las compañías ignoran por el hecho de no representar grandes cantidades de dinero, sin embargo, hay que destacar que el uso constante de ellos hace que a largo plazo represente una amenaza, por lo que un seguimiento y análisis periódico es la mejor estratégica de regulación.

La importancia de la gestión contable

Consolidar una empresa en el mercado representa una serie de estrategias contables y con apegos estrictamente necesarios que incluyen sistemas operativos, procesos, herramientas, liderazgo financiero, pero sobre todo, entender tu mercado y los flujos que se requieren para sostenerlo y operarlo.

Un estudio de La Asociación de Emprendedores de México, en la que incluyó a los directores corporativos de pequeñas y medianas empresas, destacó los principales factores que llevan al fracaso los negocios, siendo el 34 % la falta del conocimiento del mercado, el 32 % por una mala administración y el 22 % con problemas para ser financieramente independientes. 

Además, el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) estima que una empresa en México tiene una temporada de vida de 7.8 años, y los estudios de mercado agregan que el 62 % engloban una mala práctica interna o deficiente administración, y no por el servicio otorgado o el producto lanzado al mercado; es por ello que controlar cada gasto, representa una educación empresarial que poco a poco se convierte en un hábito administrativo.

Aplicar estos procesos de regulación, además de registrar los flujos de dinero y cuidar las finanzas, sirve para detectar egresos sin fundamento, erradicarlos y poder ocuparlo en inversiones privadas, sistema de ahorro, compra de herramientas de trabajo y hasta planes para expandir la compañía.

Las herramientas digitales han aportado grandes beneficios en el ecosistema financiero y administrativo, ya que la evolución tecnológica se moldea con base a cada proceso empresarial, por ejemplo, existen empresas especializadas en conocer cada etapa y proceso en los gastos de un negocio, y que registras desde el control de cajas chicas hasta el esquema de pagos de inversiones grandes.

Hoy en día, el objetivo de una empresa debe ser estar en constante aprendizaje interna y externamente. El control de una caja chica o caja menor se adaptó como un nuevo modelo de regulación administrativa, y a lo largo del artículo se destacó todos los beneficios, consecuencias, y estrategias con relación al sistema de operación.

Fusionar las herramientas digitalizadas con la forma de operar nuestro capital se convirtió en un gran aliado por el hecho de salvaguardar los datos en la nube, operar, transformar los datos en estadísticas de análisis con tan solo un clic y eliminar la necesidad de comprobantes físicos.

Evolucionar en conjunto con el entorno, es un aliado que llevará a cada empresa a lograr los objetivos esperados. Empresas como Rindegastos han aparecido para abordar todo lo relacionado con gastos empresariales, volviendo el procedimiento rápido, sencillo y fácil de manejar.

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