Resulta evidente que dentro de una compañía existen diversos tipos de información, sin embargo, hay ocasiones donde no todos pueden acceder a ella, debido a que son datos específicos que solo algunos al interior de ésta pueden conocer.
En ese sentido, hoy en día, en una época en la cual el proceso de digitalización llegó para quedarse en las empresas, el almacenamiento de esa información está contenida en servidores que la resguardan, cuyo uso se da para distintos fines dentro de la organización.
Pues bien, ese principio es conocido como confidencialidad informática, el cual garantiza que la información es accesible solo para ciertas personas que estén autorizadas. Esto es fundamental para salvaguardar los datos sensibles de una organización y una de sus piedras angulares, pues la gestión que se realiza en este ámbito se encarga de mitigar los riesgos asociados a un mal uso o aprovechamiento de este contenido de manera maliciosa.
Almacenamiento y datos
Como mencionamos anteriormente, la confidencialidad informática garantiza que solo personas que tienen una autorización especial pueden conocer cierta información dentro de una empresa. Esto se utiliza principalmente para las que están relacionadas con el almacenamiento de datos sensibles, como también para la información en tránsito.
- Almacenamiento: los datos que las compañías contienen, como datos personales de sus colaboradores o información estratégica del negocio que destaca por su sensibilidad y privacidad, deben ser confidenciales y estar protegidos por accesos no autorizados. En ese sentido, se recomiendan una serie de medidas de seguridad que se pueden aplicar.
- La primera tiene que ver con el control de acceso físico, el cual está relacionado con el acceso a los lugares donde se ubican los equipos, servidores o los dispositivos que recopilan la información digital o física (documentos o archivadores, por ejemplo). Estos deben resguardarse con puertas que permitan el acceso a través de tarjetas de seguridad, lectores biométricos o armarios con cerraduras.
- La segunda está relacionada con el control de acceso lógico. Esto, porque la red o los sistemas que contienen esa información deben estar protegidas de forma adecuada, bajo la implantación de sistemas técnicos que la cuiden, como por ejemplo, el uso de un NAC o de AAA a la red. Esto se suma a que las personas que acceden a los sistemas deben trabajar en base a mecanismos que les permitan acceder solamente a los datos que requieren para el desarrollo de su actividad.
- La tercera medida de seguridad tiene que ver con el cifrado, es decir, que los datos que están almacenados pueden ser descifrados solo por las personas que cuentan con los permisos o autorizaciones para llevar a cabo su trabajo, a través de códigos específicos que se lo permiten.
- Tránsito: el traslado de la información confidencial puede hacerse a través del envío de correos electrónicos que utilizan redes públicas de internet, el cual debe estar a salvo en caso de que estos datos sean interceptados por posibles hackers o personas que no están autorizadas.
En ese sentido, la principal estrategia que se utiliza para este tipo de casos es el cifrado, el cual protege a los documentos a través de claves de acceso para la apertura de dichos datos, o la utilización de VPN o redes privadas de conexión.
Recomendaciones
La confidencialidad informática es fundamental para el buen uso de la información de una empresa, por lo que es necesario entender que hay ciertos pasos que se deben seguir para evitar posibles riesgos de fuga de datos que la terminen perjudicando.
A continuación, te entregamos tres recomendaciones:
- Define mecanismos de autorización específicos para acceder a los datos: para esto es clave contar con políticas de autentificación que identifiquen a quien emite la información. Estas pueden ser la utilización de un usuario y una contraseña para ingresar a los sistemas; como también el uso de una tarjeta magnética o huellas digitales en caso de que nos dirijamos a los lugares físicos donde se encuentra esa información.
- Mantener en secreto cierto tipo de información: no todos los datos de una empresa son confidenciales, por lo que es necesario definir también qué tipo de contenido lo es y qué no. En ese sentido, se deben organizar en niveles, los cuales, a medida que van subiendo en su criticidad, se van tornando más sensibles. Eso conlleva que la información más secreta de la organización solo podrá ser accedida por personas específicamente autorizadas.
- Prevenir la divulgación de información no autorizada: para esto se deben realizar o revisar los acuerdos de confidencialidad o no divulgación de manera regular, dando a conocer las necesidades de la compañía en cuanto a la protección de la información. En ese sentido, se sugiere considerar lo siguiente:
- Se debe definir cuál será la información que se quiere proteger.
- Cuánto será la duración del acuerdo.
- Qué acciones se realizarán una vez que este finalice.
- Cuáles serán las responsabilidades y las acciones de quienes firman el acuerdo.
- De quién es la propiedad de la información.
- El uso permitido de los datos confidenciales.
- Acciones a tomar en caso de que se incumplan los acuerdos (sanciones).
- Condiciones para el regreso o la destrucción de la información una vez que concluya el acuerdo.
La gestión es clave
La confidencialidad informática es clave en el proceso interno de una empresa, por lo mismo, es necesario contar con políticas de privacidad y medidas de seguridad que protejan la información sensible de una organización.
Por eso, no solo hay que estar pendiente de que se puedan ser vulnerados los sistemas de almacenamiento digital de estos datos, sino que también los lugares físicos donde se ubican, ya que los peligros de un posible mal uso de estos siempre estará presente.
Recuerda mantenerte actualizado en cuanto a las nuevas medidas de seguridad que van surgiendo, pero al mismo tiempo debes estar revisando constantemente lo que tienes, para ir renovando tus sistemas de confidencialidad en caso de ser necesario.