El proceso de rendición de gastos suele ser lento, con demoras significativas en la aprobación debido a la necesidad de revisiones manuales exhaustivas.
Rindegastos ha logrado reducir estos tiempos al automatizar y simplificar el proceso. Descubre cómo optimizar la rendición de gastos en tu empresa a continuación.
Principales retos en la rendición de gastos
La rendición de gastos suele ser un proceso complejo y que consume mucho tiempo, especialmente cuando se trata de grandes empresas con múltiples empleados. Algunos de los principales retos incluyen:
-
Procesos manuales: El uso de hojas de cálculo y recibos en papel puede generar errores, pérdida de documentos y falta de transparencia.
-
Demoras en la aprobación: La revisión y aprobación de gastos puede retrasarse.
-
Inconsistencias en las políticas: Las diferentes interpretaciones de las políticas de la empresa pueden generar confusión y gastos no conformes.
- Demoras en la aprobación: La revisión y aprobación de los gastos a menudo se retrasa, lo que afecta negativamente la gestión del flujo de caja.
-
Dificultades de seguimiento: Sin un control adecuado, es difícil realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real, lo que genera problemas en la planificación financiera.
Desafíos en los tiempos de rendición
Para comprender a fondo los desafíos que enfrentan las empresas en las rendiciones de gastos, Rindegastos realizó una encuesta exhaustiva a más de 2.500 usuarios de su plataforma en Chile, incluyendo rendidores, aprobadores y administradores. El estudio se centró en identificar los principales obstáculos del proceso antes de utilizar Rindegastos y los beneficios después de su implementación.
Los principales factores de frustración previos a la implementación de Rindegastos incluían la recopilación manual de recibos (60%) y el uso de formularios o planillas de Excel (59%), que hacían del proceso una tarea tediosa y propensa a errores. Además, muchos usuarios expresaron su frustración por la espera prolongada de aprobaciones y la falta de claridad en las políticas corporativas.
Antes de la llegada de Rindegastos, el proceso de revisión y aprobación de rendiciones era lento y engorroso, con un tiempo promedio de 10,5 días. Los encuestados revelaron que el 53,4% de las rendiciones tomaban entre una y dos semanas para ser aprobadas, y un 12,1% demoraba entre dos y cuatro semanas. Tan solo el 29,8% de los casos lograban ser aprobados en menos de una semana.
Sin embargo, con la introducción de Rindegastos, se ha experimentado una transformación significativa. Hoy en día, el 57,1% de las aprobaciones se completan en menos de un día, y un 37,7% en un plazo de entre 1 y 3 días. Esto se traduce en una reducción del tiempo de aprobación del 90%, un cambio que ha supuesto un ahorro considerable de tiempo y recursos para las empresas.
La digitalización del proceso no solo ha simplificado estas tareas, sino que ha eliminado muchas de las problemáticas manuales del sistema antiguo. Al automatizar y agilizar el flujo de trabajo, Rindegastos ha mejorado significativamente la experiencia de los usuarios, aumentando la productividad y la satisfacción de los empleados en todo el ciclo de rendición de gastos.
Rindegastos: acelera y simplifica la rendición de gastos
Rindegastos es una plataforma diseñada específicamente para optimizar y reducir el tiempo destinado al proceso de rendición de gastos en las empresas. La implementación ofrece una serie de ventajas que permiten a las empresas enfrentar los desafíos habituales en la gestión de gastos, mejorando tanto la eficiencia operativa como el control contable:
-
Automatización: Digitaliza las boletas y facturas, eliminando la necesidad de gestionar documentos en papel o llenar hojas de cálculo. Esto reduce significativamente los errores y el tiempo perdido en tareas manuales.
-
Aprobaciones en tiempo real: Permite que los administradores revisen y aprueben gastos de manera inmediata, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Las aprobaciones se realizan mediante un flujo de trabajo automático, que puede personalizarse según las necesidades de la empresa.
-
Políticas de la empresa: Una de las grandes ventajas de Rindegastos es la capacidad de configurar políticas de gastos en la plataforma. Esto asegura que cada gasto que se ingrese sea validado automáticamente, evitando posibles violaciones de las políticas internas y asegurando la conformidad de todos los gastos.
-
Seguimiento y reportes: Ofrece un seguimiento en tiempo real de todos los gastos de la empresa, permitiendo a los administradores visualizar el estado de cada gasto de manera instantánea. Además, proporciona reportes detallados y personalizables, lo que facilita la toma de decisiones financieras más informadas y oportunas.
-
Integración con sistemas contables y ERP: Rindegastos se integra fácilmente con los principales sistemas de contabilidad y ERP del mercado. Esta integración permite una transferencia fluida de datos y asegura que la información esté siempre actualizada en todos los sistemas.
Deja un comentario