Viáticos: Gestión efectiva de gastos

Gestionar los gastos de viáticos puede suponer todo un reto para las empresas en Colombia. Es esencial contar con un sistema eficaz que garantice la transparencia y la precisión, desde el control de los recibos hasta la correcta contabilización de los gastos.

En este artículo, exploraremos las mejores prácticas para gestionar los gastos de viáticos y cómo Rindegastos puede facilitar este proceso.

Gastos de viáticos y tipos

Los gastos de viáticos, corresponden a los pagos efectuados por los empleados de una empresa durante sus desplazamientos laborales. Estos gastos abarcan desde el transporte, el alojamiento, la alimentación, hasta otros desembolsos relacionados con las actividades laborales fuera de la oficina.

Según lo establecido en el artículo 130 del Código Sustantivo de Trabajo, podemos identificar dos categorías de gastos de viáticos:

• Viáticos permanentes: son aquellos que forman parte del salario destinado a cubrir los gastos de alimentación y hospedaje de los empleados durante sus viajes de trabajo; sin embargo, no se aplican a aquellos que tienen como único propósito cubrir los costos de transporte o representación.

• Viáticos accidentales: corresponden a situaciones excepcionales, poco comunes o no habituales.

Es fundamental que los colaboradores presenten sus rendiciones de gastos dentro del plazo establecido para garantizar un proceso de reembolso eficiente y oportuno. De esta manera, se evitan retrasos en los pagos y se mantiene un flujo de efectivo adecuado en la empresa. 

Importancia de una adecuada gestión 

Una mala gestión de los gastos de viáticos puede llevar a un uso inadecuado de los recursos de la empresa, pérdida de dinero y falta de claridad en los procesos. Por otro lado, una gestión efectiva de los gastos de viáticos puede contribuir a maximizar la eficiencia y reducir costos.

Es fundamental establecer políticas claras y procedimientos internos para la gestión de los gastos de viáticos, así como contar con herramientas que faciliten el control y seguimiento de estos gastos. Además, es importante implementar estrategias para reducir los costos en viáticos y realizar auditorías periódicas para asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas.

Políticas y procedimientos internos

Establecer políticas claras y procedimientos internos, es fundamental para una adecuada gestión de los gastos de viáticos. Estas políticas deben definir los conceptos que se consideran como gastos de viáticos, los límites de gasto permitidos, los requisitos para la presentación de comprobantes y la forma de reembolso.

Además, es importante establecer los procedimientos para solicitar y aprobar los gastos de viáticos, así como los plazos y medios de pago. Estas políticas y procedimientos deben ser comunicados de manera clara a todos los empleados y estar disponibles en un documento de fácil acceso.

Auditoría y seguimiento 

Realizar auditorías periódicas y llevar a cabo un seguimiento constante de los gastos de viáticos, es fundamental para asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas y detectar posibles irregularidades o abusos. Hubspot señala que "uno de los principales objetivos de la auditoría interna es identificar y alertar sobre cualquier irregularidad o incumplimiento que pueda afectar la integridad o la reputación de la empresa." 

Estas auditorías pueden incluir la revisión de los comprobantes de gastos, la verificación de la adecuada presentación de los informes de gastos y la comparación de los gastos registrados con los límites establecidos.

A su vez, es importante establecer mecanismos de retroalimentación y comunicación con los colaboradores, para resolver dudas, brindar asesoría y dar seguimiento a los casos que requieran atención especial.

Estrategia clave para mejorar la rendición gastos de viáticos

Para mejorar la rendición de los gastos de viaje, es fundamental incorporar herramientas y tecnologías que simplifiquen esta labor. Rindegastos surge como una solución que automatiza y agiliza el proceso de gestión de gastos, ya que : 

• Los colaboradores podrán escanear los comprobantes de forma electrónica, eliminando la necesidad de papel y reduciendo la probabilidad de perder documentos durante su desplazamiento.

• Solicitar el reintegro de los gastos se convierte en una tarea fácil y rápida, gracias a la simplificación del proceso de solicitud.

• Se puede elaborar informes detallados y precisos de los gastos, en poco tiempo.

¡Prueba Rindegastos gratis por 7 días!  Y descubre nuevo aliado perfecto para una gestión inteligente y efectiva de tus gastos empresariales.