Gastos de representación: ¿cómo asegurar la transparencia y la ética en su uso?

Hoy en día, parte importante de las gestiones que deben realizar los colaboradores de distintas empresas está en terreno, visitando clientes, gestionando reuniones fuera de la oficina en diversos ambientes, ya sea en restaurantes, cafés o invitaciones de diversa índole, el cual tiene como objetivo –muchas veces–, la generación de nuevos negocios, y por consecuencia, gastos de representación.

En ese sentido, es fundamental que los trabajadores tengan claro qué significan los gastos de representación en los que incurren y la importancia en su correcto uso, los que están directamente vinculados con el control de los gastos de una compañía.

Sin embargo, los gastos de representación han sido objetos de controversia debido a la falta de transparencia en su uso, y a la presencia de abusos y corrupción entre los trabajadores, lo que genera un problema importante en las áreas de contabilidad.

Esto tiene que ver muchas veces con la falta de digitalización dentro de los procedimientos internos de una compañía, los que aún siguen juntando estas legalizaciones en carpetas o archivos en hojas de Excel. Esto, primero, hace engorroso el proceso; y segundo, no permite llevar un control exhaustivo de los gastos, provocando en algunas ocasiones los espacios para que algunos colaboradores cometan fraudes asociados a este ítem.

¿Qué son los gastos de representación?

Para interiorizarnos más sobre este tema, primero que todo debemos definir qué son los gastos de representación. En términos simples, son los gastos destinados a una persona para que represente, promocione, consolide o mejore la relación e imagen de la empresa delante de los clientes o proveedores, con el fin de que la empresa reciba un beneficio comercial y empresarial.

Por lo mismo, es necesario regular y controlar los gastos de representación para evitar malos usos y garantizar la transparencia y la ética en el sector público y privado, dado que en ocasiones existen fraudes relacionados a éstos al interior de una compañía, los que si no son detectados rápidamente es probable que generen conflictos dentro del control de gastos.

Ahora, ¿de qué forma puedes adelantarte y evitar este tipo de errores? Una de las principales soluciones que existen, las cuales garantizan la transparencia, tiene que ver con automatizar el proceso de legalización de gastos. En ese sentido, empresas como Rindegastos entrega soluciones instantáneas e inmediatas gracias a su app 100% online, que permitirá a los colaboradores llevar un control de los gastos financieros al alcance de su bolsillo y en tiempo real, para legalizarlos directamente a la empresa y digitalizar los documentos de gastos para evitar extravíos.

De esta manera, la digitalización de estos procesos le permitirá al área auditora de tu empresa conocer al instante este tipo de movimientos de dinero, facilitando su trabajo y detectando los casos de fraude de manera más rápida. Además, permite la comunicación y la sincronización entre los implicados en el proceso, avisando de forma automática posibles irregularidades.

Actualmente, hay un sinnúmero de emprendimientos y empresas que no cuentan con estas herramientas, por lo tanto, hay trabajadores que continúan archivando gastos de representación en diversas carpetas u hojas de Excel, lo que hace menos seguro el procedimiento y más engorroso a la hora de cuadrar las cuentas, sumado a la pérdida de tiempo que conlleva todo esto.

Tipos de gastos de representación

Hay un sinnúmero de actividades que pueden ser catalogadas como gastos de representación,  pero ojo, siempre debe estar dentro de la normativa vigente, pues muchas veces éstos están relacionados con requisitos exigidos por la Ley del Impuesto Sobre la Renta sobre impuesto a la renta en Colombia. Además, a veces puede confundirse con los gastos de viaje o desplazamiento.

La diferencia entre ambos es que los gastos de representación son los que se incurren para representar a la empresa ante clientes o proveedores, y los gastos de viaje están relacionados con el desempeño de la acción comercial, como los traslados, por ejemplo.

En ese sentido, te entregamos un listado de ellos para que tengas un mayor conocimiento: :

• Cenas con clientes para lograr beneficios económicos para la empresa.

• Cursos de formación para los empleados, como charlas o talleres.

• El pago de estadías en hoteles para clientes.

• Eventos de negocios.

• Regalos y obsequios a clientes y proveedores.

• Tickets de invitación a eventos artísticos, como conciertos, o deportivos.

• Gastos en publicidad y publicaciones.

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¿Cómo detectar un fraude en los gastos de representación?

En muchas ocasiones, el hecho de que no estén digitalizados los procesos de legalización de gastos de representación, genera incentivos negativos para actuar de mala forma y cometer fraudes contra la empresa.

Desde el punto de vista ético, no debería haber incongruencias entre los gastos en los que incurre un trabajador y su posterior legalización, pero, sin embargo, existen. En ese sentido, se considera como un acto fraudulento aquellas incorrecciones en la elaboración de informes de gastos que se realizan con el conocimiento del colaborador y que afecten a la empresa.

Esto, inevitablemente, genera problemas entre el empleado y la empresa, debido a la falta de transparencia y ética de la persona que ingresa mal los datos o no los justifica adecuadamente. Pero para evitar este tipo de episodios, es necesario que tu compañía cuente con la figura de un auditor, persona encargada de llevar las cuentas a raya. De él depende detectar las irregularidades, analizar y corroborar que los gastos rendidos estén en regla.

Luego, una vez que el fraude es detectado, se debe solucionar rápidamente el problema siguiendo cuatro pasos importantes: primero, hay que informar a los superiores (dependiendo de la gravedad de la falta); segundo, se debe demostrar la causa de éste ante la persona involucrada y la plana ejecutiva de la empresa; tercero, ajustar la nota de gastos; y por último elaborar un informe que refleje lo ocurrido.

Soluciones

Los procesos de digitalización dentro de los negocios van en alza, sobre todo desde el punto de vista de la optimización del tiempo que requieren determinadas labores, como también para contar con los insumos necesarios de manera rápida y eficiente. Esas son parte de las ventajas que entrega la tecnología, la que si es utilizada de buena manera, te facilitará de sobremanera tu trabajo.

Por lo mismo, parte de las soluciones que se proponen para mejorar la eficiencia, transparencia y evitar problemas sobre gastos de representación mal rendidos, tienen que ver con lo siguiente:

1. Establecer presupuestos por área acorde a sus metas.
2. Incorporar plataformas de legalización de gastos para los empleados
3. Evaluar los gastos por periodo comparándolo con los anteriores.
4. Llevar un control estricto de la caja menor
5. Crear conciencia en los colaboradores de tu empresa respecto al uso de estos recursos.

Mejora la gestión y la transparencia al interior de tu empresa

Con la implementación de estas medidas se espera aumentar la transparencia y la ética en el uso de los gastos de representación, mejorar la confianza al interior de la compañía y evitar actos de corrupción al interior de éstas, los que sin duda dañan la reputación a nivel interno como externo.

Por eso es importante interiorizarse sobre las nuevas herramientas tecnológicas que existen para evitar algún tipo de fraude en este ítem, mejorar la gestión a nivel interno y capacitar a los empleados sobre lo importante que es mantener la ética y la transparencia en el trabajo.

En ese sentido, Rindegastos asoma como una excelente opción, pues entrega todo el apoyo digital para que tu equipo de control de gestión pueda llevar a cabo su tarea, ofreciendo servicios que facilitarán tanto su labor como la del trabajador que deba comprobar los gastos que hizo con dineros de la compañía.

Asimismo, establecer políticas de gastos definidas también asoma como una opción para tener el panorama claro, sobre lo cual también se pueden sumar tarjetas de gastos empresariales, las cuales son un recurso ideal para supervisar gastos de representación.

¡Ya lo sabes! Si quieres mejorar la gestión de tus legalizaciones, sigue estos consejos, digitaliza tus procesos y utiliza un software de control de gestión como Rindegastos, el cual sin duda aliviará tu carga laboral y te permitirá tener todos los recursos que necesites para cumplir con tu labor de forma rápida y sencilla.