El fraude contable es una practica que amenaza constantemente a las empresas, pudiendo afectar su reputación y confianza en el rubro. La contabilidad en una empresa consiste en un proceso de supervisión y organización de las entradas y salidas económicas de una compañía.
Conocer a profundidad el desarrollo y dinámicas de los flujos de dinero, es una prioridad administrativa que se debe regular para tener en orden:
Las declaraciones fiscales con la dependencia pública competente de cada país.
Una contabilidad sana.
Sin embargo, existen decisiones conscientes que llevan a los órganos administrativos y directivos, a someter a procesos de manipulación las operaciones financieras en los balances contables para maquillar la improductividad, rendición, progreso o desempeño económico, con el objetivo de tener un beneficio económico personal o metas superfluas. Por ejemplo, cumplir con estipulaciones financieras para obtener contratos de crédito, mercado o compensaciones.
Es sumamente importante en las empresas prevenir riesgos contables para incurrir en algún fraude contable, con base a los diversos márgenes de riesgos que ponen en peligro la integridad de la misma, así como estatutos legales que las auditorías de supervisión de impuestos han implementado para aquellas que no cumplan los procesos de regulación.
Estas soluciones están determinadas con base a una administración y registro constante de los flujos de dinero y la rápida detección de caídas financieras para implementar mecanismos de impulso y solvencia que las instituciones de gobierno han sumado a través de la historia.
Los fraudes fiscales han cobrado fuerza con el tiempo, tan solo en México, la evasión fiscal alcanzó en 2021 alrededor de 1,4 billones de pesos, lo que equivale al 6 % del producto interno bruto (PIB) nacional, según un reporte de la asesoría Fixat; estos fraudes contables, en donde se encuentran involucradas empresas de todo tipo, dejan al descubierto el escaso sistema de administración y contabilidad que impulsa las finanzas y progreso de una empresa hacia el éxito.
Para ello, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN), quien es la máxima autoridad de cobro de impuestos en Colombia, tiene sus propias leyes con las que regula y determina los procesos de las empresas, entre las más destacadas y con mayor injerencia están:
Ley del Impuesto a la Renta (diciembre 1993)
Ley General de Tributación (diciembre 1993)
Ley del Impuesto Sobre las Ventas y los Servicios (diciembre 1993)
Ley del Impuesto Sobre el Patrimonio (diciembre 1998)
Los tipos de fraude contable han extendido su diversidad y pueden someterse a distintos objetivos, dependiendo del giro de cada empresa y las decisiones de los directivos encargados de la toma de decisiones y manipulación financiera. Los casos más constantes son:
Maquillaje de cuentas: esta técnica es una de las más frecuentes porque tiene una diversidad de lucros de los que se pueden sacar provecho. El proceso consiste en enmascarar el verdadero estado financiero de un balance empresarial. Por ejemplo, si un negocio hace un corte trimestral y tuvo un ingreso neto de 700 millones de pesos, se adapten los reportes a un objetivo mayor o menor a lo real.
Las trampas de las que se pueden tomar ventaja son: cumplimiento de metas corporativas a como dé lugar, beneficios económicos no declarados, obtener créditos públicos o privados, evadir impuestos al fisco e inflar los balances económicos para parecer una empresa sólida y obtener inversiones.
Manipulación de inventarios: el acceso al desarrollo de precios y desglose de inventario en una compañía, es un arma blanca para someter y manipular procesos de rendición de cuentas a toda adquisición de bienes o servicios, con la finalidad de no declarar el total de egresos, presentar facturas fantasma o aportar un bajo porcentaje de impuestos.
Lavado de dinero: esta acción se refiere al proceso mediante el cual se transforman grandes cantidades de dinero, obtenidos de delitos con procedencia ilícita, a uno legítimo y legal. Esta economía sumergida sirve de base para directivos administrativos involucrados en lo informal e ilegal, o con la finalidad de que las empresas obtengan mayores recursos.
Evasión fiscal: toda falta de pago a una contribución reglamentada al fisco está declarada como una violación a la ley, por lo tanto, los órganos gubernamentales tienen derecho a exigir la aportación.
El fraude contable refleja la defectuosa administración de un negocio, debido a que una empresa siempre debe estar sometida a procesos de regulación en sus flujos de dinero, así como controlar de manera uniforme las entradas y salidas económicas. Saber reconocer cuando no se están generando los activos esperados es muy importante, para que de esa forma, se puedan incentivar planes de impulso y reactivación temprana, y no caer en faltas administrativas o legales.
Las consecuencias de una compañía que comete estafas en su contabilidad, suele tener consecuencias que van desde problemas con la ley, hasta perder la credibilidad con instituciones bancarias, financieras, e incluso, la cartera de clientes. Entre las injerencias más comunes están:
Multas económicas por parte de organismos de gobierno regulatorios con base a estatutos como: Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita o auditorías fiscales.
Sanciones legales de operabilidad
Pérdida de confianza por parte de instituciones de financiamiento público y privado.
Ser irregular en los algoritmos de transparencia y perder la credibilidad de usuarios o clientes.
El fraude contable ha impulsado a las empresas a sumergirse en estos procedimientos no regulados con la finalidad de obtener múltiples beneficios, sin embargo, el sector ejecutivo y de administración debe tener muy consciente que las ganancias serán a corto plazo, y el uso de estas prácticas, lleva directamente al fracaso la salud e integridad de la compañía.
Afortunadamente, la adaptación de las tecnologías de la información han aterrizado procesos digitales capaces de prevenir fraude y el debilitamiento de rendición de cuentas y productividad de un negocio, que en lugar de buscar incentivos financieros externos, se preocupen por fortalecer y preparar escudos ante la variabilidad en los mercados y la productividad.
Algunas de las herramientas más innovadoras son los Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) y los Gestores de Relaciones con el Cliente (CRM, por sus siglas en inglés), en donde se trabajan todos los mecanismos de interacción antes, durante y posterior al desarrollo de proyectos empresariales, respaldados por la nube y con la capacidad de tener gráficas en tiempo real de las dinámicas financieras y administrativas de manera digital.
Asimismo, las regulaciones y control fiscal por parte de entidades federativas que analizan y rastrean las operaciones virtuales de las empresas para evitar un fraude contable, actúan con base a leyes de operabilidad, y estas se rigen por las dinámicas de cada país. En Colombia, existen normas como:
Ley de Prevención del Lavado de Activos.
Ley del Servicio de Impuestos Nacionales.
Ley Orgánica del Tribunal de lo Contencioso Administrativo.
Ley del Impuesto al Valor Agregado.
Ley de Coordinación Fiscal.
Los ejecutivos, administradores y personal dedicado a la contabilidad dentro de una empresa, deben implementar estrategias con un enfoque de centralización y rastreo en los flujos de dinero del negocio; en cada análisis, es importante hallar oportunamente baches económicos que puedan retener el rendimiento empresarial, y con ello, implementar estrategias de solución inmediata como inversiones, campañas de publicidad y mercadológicas, financiamiento público o privado, asesorías y búsqueda de talento que pueda aportar variabilidades profundas.
Estas acciones disminuyen y combaten el fraude contable, en donde un gran porcentaje de las compañías caen aun conociendo los riesgos que surgen en el camino, y que la mayoría, tiene consecuencias que van desde problemas legales, hasta perder la credibilidad de financiadores, e incluso, los propios clientes, llevando a la quiebra a las empresas desde raíz.
Hoy en día, existen herramientas como Rindegastos, las cuales surgen con la opción de conocer un sector muy importante en la administración empresarial: los gastos. Rindegastos es una plataforma que digitaliza cada salida de dinero por parte de los colaboradores de una empresa, con la finalidad de detectar gastos innecesarios, repetitivos y que aportarán futuros rendimientos para una compañía.
Esta aplicación en la nube, utiliza inteligencia artificial para extraer información de los gastos de una empresa, una vez que se tienen estos datos, se personaliza todo el sistema de trabajo para que se adapte a las dinámicas de la compañía y genere reportes personalizados de toda la información para que se hagan los análisis oportunos de los flujos financieros.
Este sistema de trabajo digital, detecta gastos duplicados y fraudulentos que pueden meter en problemas la integridad de una empresa. Adoptar estas dinámicas de operaciones en línea, además de aportar mejoras financieras, regulan los procesos y protegen las finanzas empresariales de cualquier tipo de negocio, ya sea Pyme, Startup, corporativos y hasta multinacionales.
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