Blog

Descarga Gratis: 5 Archivos del Excel para el control de gastos

Rendición de gastos Rindegastos Legalización de gastos
5 min
Imagen que muestra el texto "Descarga gratis: 5 archivos de Excel para el control de gastos" al lado izquierdo, con un fondo blanco y azul claro. A la derecha, se observa una persona trabajando en una laptop, con la pantalla mostrando una de las planillas de control de gastos en un entorno de hoja de cálculo. La escena se desarrolla en un entorno de oficina.

La legalización de los gastos empresariales puede ser complicado, especialmente cuando se busca mantener un registro organizado y exacto. Pero, ¿te imaginas poder optimizar este proceso con una herramienta fácil y eficaz?

Descarga estas 5 archivos de Excel gratuitas para el control de gastos en Excel para que empieces a mejorar tus procesos de registro desde hoy mismo.

Importancia de la legalización de gastos a través de informes

Los informes de gastos contables son clave para la administración efectiva de una empresa en Colombia, pues ofrecen un seguimiento detallado de los gastos e identificar oportunidades. Las legalizaciones detalladas promueven la transparencia, facilitando a los legalizadores y auditores una visión clara del uso de los recursos financieros y apoyando la toma de decisiones más informadas y acertadas.

Una persona utiliza una laptop para trabajar en una hoja de cálculo titulada "Planilla de Informe de Gastos de Viaje." La hoja de cálculo tiene secciones para detallar distintos tipos de gastos. Al lado de la laptop, sobre la mesa de madera, hay un smartphone que también muestra una aplicación relacionada con la gestión de gastos, reforzando la conexión entre el uso de planillas y aplicaciones móviles para el control financiero.

Con el análisis minucioso de estos informes, las empresas pueden optimizar la asignación de recursos, enfocándose en áreas clave que influyen directamente en la rentabilidad.

Estos informes estructuran la gestión financiera, establecen presupuestos exactos y facilitan la planificación estratégica de los gastos futuros. Además, permiten crear una base de datos histórica que es esencial para el desarrollo de pronósticos y presupuestos más precisos, contribuyendo al crecimiento y sostenibilidad de la empresa.

Para hacer este proceso más sencillo, te ofrecemos 5 archivos de Excel para control de gastos GRATIS para un eficiente registro de los gastos. Descárgalas ahora y transforma la gestión de tus gastos empresariales.

Archivo de Excel 1:  Gastos simple 

Captura de pantalla de una "Plantilla de Informe de Gastos Simple." La plantilla está dividida en secciones para ingresar información básica como el motivo, nombre, CC del colaborador, número de teléfono, área, jefatura directa, y periodo de pago. Incluye una tabla principal para detallar gastos, con columnas para la fecha, descripción, transporte aéreo, alojamiento, combustible, teléfono, comidas, otros, y un total. También hay una sección adicional para detallar otros gastos. En la parte inferior, hay campos para la firma del autorizado y un espacio reservado para uso de oficina. Se incluye un recordatorio para adjuntar boletos o recibos.

 

Descarga el archivo aquí

Con este archivo, podrás registrar con detalle la fecha, el tipo y el importe total de cada gasto. Además, ofrece la flexibilidad de personalizar tanto el título como los encabezados de las columnas según tus preferencias.

 

Archivo de Excel 2: Reembolso de gastos comerciales 

Captura de pantalla de un "Formulario de Reembolso de Gastos Comerciales" de Rindegastos. La plantilla está organizada para registrar detalles como el nombre y apellido del colaborador, su centro de costo (CC), y el área correspondiente. La tabla principal permite ingresar la fecha, número de factura, descripción del gasto, e importe. En el ejemplo mostrado, se incluyen gastos como insumos de oficina, almuerzo para el equipo, taxi, y regalos, con un total de $210,500. Al final del formulario, hay campos para la firma del colaborador y la firma del aprobador, junto con las fechas correspondientes.

 

Descarga el archivo aquí

 

Quienes requieran solicitar reembolsos pueden emplear este a para especificar los costos, enumerar las cantidades y anotar las fechas de cada transacción. Además, es fácilmente adaptable para incluir columnas adicionales o información extra.

Archivo de Excel 3:  Hoja de gastos

Captura de pantalla de una "Plantilla de Hoja de Gastos" de Rindegastos. La plantilla está diseñada para registrar los detalles de pagos, incluyendo columnas para la fecha de pago, forma de pago, a quién se realizó el pago, descripción del gasto, importe pagado y un subtotal acumulado. En la parte superior derecha, se muestra un subtotal de $11,718. La tabla está organizada de manera que permite un fácil seguimiento y totalización de los gastos registrados.

Descarga el archivo aquí

 

Este archivo te permite monitorear gastos tanto personales como empresariales, registrando detalles como el método de pago, el tipo de transacción y el monto. Es una herramienta práctica para crear informes mensuales y calcular gastos en cualquier periodo.

 

Archivo de Excel 4: Legalización de gastos de kilometraje 

 

Captura de pantalla de una "Plantilla de Legalización de Gastos de Kilometraje" de Rindegastos. La plantilla está diseñada para registrar los detalles de los viajes, incluyendo la fecha del viaje, el motivo, las lecturas del odómetro al inicio y al final del viaje, el total de kilómetros recorridos, y cualquier comentario adicional. En la parte superior, se incluyen campos para el beneficiario, centro de negocio, cliente, tasa de reembolso por kilómetro, total de kilómetros, y el reembolso total calculado. La tabla muestra un ejemplo con dos viajes, indicando la distancia recorrida y el reembolso c

 

Descarga el archivo aquí

 

Al utilizar este archivo, solo necesitarás ingresar la tarifa por kilómetro y la cantidad de kilómetros para calcular el monto total a reembolsar. Además, ofrece la opción de registrar las lecturas del cuentakilómetros y añadir cualquier comentario pertinente sobre el propósito o los resultados del viaje.

 

Archivo de Excel 5: Informe de gastos de viaje 

 

Captura de pantalla de una "Plantilla de Informe de Gastos de Viaje." La plantilla está organizada en secciones que permiten al usuario ingresar detalles como el nombre del colaborador, dirección de reembolso, departamento, destino, motivo del viaje, y periodo de tiempo. También incluye tablas para detallar gastos por categorías como transporte aéreo, alojamiento, combustible, teléfono, comidas, y otros, con columnas para la fecha, descripción y el importe. Al final, hay espacios designados para las firmas del empleado y del autorizador, así como un recordatorio para adjuntar facturas o comprobantes.

Descarga el archivo aquí

 

Utiliza este archivo para registrar y gestionar los gastos asociados a viajes de negocios, incluyendo transporte, alojamiento, comidas y otros aspectos adicionales.

 

Desventajas de utilizar Excel para legalizar los gastos

Aunque el uso de Excel para la rendición de gastos es frecuente, presenta varias limitaciones que pueden comprometer la eficiencia y precisión de los informes:

  1. Error humano: El registro de datos en Excel es propenso a errores humanos, lo que puede comprometer la precisión y el control contable.
  2. Actualización manual: Los archivos de Excel no se actualizan automáticamente, dificultando el seguimiento y la toma de decisiones basadas en información actualizada.
  3. Seguridad: Los documentos de Excel son susceptibles a ataques y pérdidas de datos, especialmente si no se gestionan con medidas de seguridad adecuadas.
  4. Ineficiencia: El proceso manual en Excel requiere más tiempo y recursos comparado con soluciones digitales automatizadas.

Pese a su accesibilidad, sus limitaciones  en la gestión de gastos pueden impactar negativamente la eficacia y seguridad de los procesos. Optar por plataformas digitales especializadas puede significar una mejora sustancial en este ámbito.

¿Quieres saber cómo eliminar el papeleo en tus gastos?

Ventajas de digitalizar tus informes 

La digitalización de los informes de gastos ofrece múltiples ventajas para las empresas, mejorando el proceso tanto para los que reportan gastos como para quienes los revisan y aprueban:

  1. Eficiencia Mejorada: La digitalización elimina la necesidad de formularios en papel y cálculos manuales, automatizando la captura de datos y la generación de informes. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también minimiza los errores humanos.
  2. Control en tiempo real: Los sistemas digitales permiten un mejor seguimiento de los gastos, proporcionando una visibilidad en tiempo real que ayuda a prevenir gastos innecesarios y mantener un control financiero más efectivo.
  3. Ahorro de recursos: Plataforma como Rindegastos permiten digitalizar y gestionar los gastos directamente desde dispositivos móviles, lo que reduce el uso de papel y ahorra horas en gestión administrativa, además de evitar extravíos.
  4. Seguridad: Los datos se protegen mediante encriptación y permisos de acceso controlados, lo que disminuye significativamente el riesgo de pérdida o robo de información.
  5. Flujo de revisión simplificado: La centralización de la información hace que sea más accesible y fácil de revisar, simplificando el proceso de verificación de gastos y asegurando el cumplimiento de normativas.

Digitalizar los informes de gastos no solo optimiza los procesos internos, sino que también contribuye a una gestión financiera más sólida y transparente.

Mejora la forma en que legalizas tus gastos con Rindegastos

Al adoptar Rindegastos para digitalizar y automatizar el proceso de rendición de gastos, no solo optimizas el tiempo dedicado a tareas administrativas, sino que también podrás:

  1. Digitalizar y automatizar de la captura de recibos.

  2. Crear de flujos de aprobación personalizados.

  3. Generar informes detallados y análisis de gastos.

  4. Optimizar el tiempo y minimizar errores.

Rindegastos puede cambiar la manera en que gestionas los gastos en tu empresa.  Conoce nuestros planes o pruébalo gratis por 7 días aquí.

 

Nueva llamada a la acción

Suscríbete al blog

Deja un comentario