Los gastos de viaje representan una parte significativa del presupuesto operativo en muchas empresas. Un mal control y legalización de estos gastos puede generar pérdida de dinero y problemas de cumplimiento fiscal.
Continúa leyendo y te mostraremos cómo controlar y legalizar correctamente los gastos de viaje para mantener una gestión financiera saludable en tu empresa.
Los gastos de viaje incluyen todos aquellos desembolsos necesarios que un colaborador realiza durante un viaje de trabajo, tales como transporte (pasajes de avión, alquiler de autos, taxis), alojamiento, comidas, y otros costos relacionados con la actividad laboral. Controlar estos gastos es esencial para mantener la rentabilidad de la empresa y evitar excesos que puedan afectar las finanzas corporativas.
En 2023, el mercado de viajes de negocios en América Latina según IMARC Group ha experimentado un notable crecimiento post-pandemia, alcanzando los 47.6 mil millones de dólares, con una proyección de crecimiento anual compuesto (CAGR) del 6.2%, lo que llevaría el mercado a 82.9 mil millones de dólares en 2032.
Para cualquier empresa, los viáticos pueden representar una parte significativa del presupuesto operativo, y un control eficiente de estos es clave para garantizar el uso óptimo de los recursos, evitar fraudes y mantener claridad en la planificación financiera y la toma de decisiones estratégicas. Un seguimiento adecuado de estos gastos es fundamental para tener una visión clara y precisa de las finanzas corporativas
Controlar y legalizar los gastos de viaje no siempre es fácil. Aquí te presentamos algunos desafíos frecuentes que las empresas suelen enfrentar:
Para evitar problemas y mejorar la gestión de los gastos de viaje, es importante adoptar las siguientes mejores prácticas:
La Inteligencia Artificial Generativa (IAG) ha revolucionado múltiples áreas empresariales, aportando innovación y eficiencia en la automatización de tareas complejas. Su capacidad para aprender, adaptarse y mejorar constantemente la hace una herramienta invaluable para optimizar procesos. En la gestión de gastos, la Inteligencia Artificial Generativa no solo acelera la captura de datos, sino que también garantiza una mayor precisión y seguridad al identificar y procesar información clave, reduciendo el margen de error humano.
Conscientes de estas ventajas, en Rindegastos se integró la IA Generativa en Scanit 2.0, diseñada específicamente para transformar el control y la gestión de los gastos, particularmente en viajes. Esta herramienta automatiza la captura de recibos y facturas de manera rápida y precisa, optimizando el proceso de legalización de gastos de forma integral.
Precisión: Gracias a la IAG, Scanit 2.0 identifica automáticamente los datos esenciales de los recibos, como fechas, subtotales, impuestos y monedas, reduciendo los errores comunes en la digitación manual.
Velocidad: Scanit 2.0 permite procesar gastos de viajes de manera rápida, incluso cuando los usuarios están en movimiento, acelerando la carga de gastos desde cualquier ubicación.
Flexibilidad : Esta herramienta es capaz de leer tanto imágenes como documentos en PDF, facilitando la gestión de diferentes formatos de recibos, especialmente útiles durante los viajes de negocios.
Cumplimiento de Políticas: Scanit 2.0 emite alertas automáticas para advertir sobre posibles irregularidades, asegurando que los gastos de viajes se ajusten a las políticas establecidas.
Con Scanit 2.0, la gestión de los gastos de viajes se vuelve más eficiente, segura y fácil de administrar, liberando a los usuarios de complicaciones administrativas y permitiendo un mejor control de sus gastos.