En Rindegastos, estamos comprometidos con la simplificación de procesos y la optimización de la gestión empresarial, por esta razón creamos una nueva y potente funcionalidad para Colombia que ayuda a automatizar la asignación de facturas.
Esta funcionalidad está diseñada para facilitar la legalización de gastos, optimizando tus procesos contables y potenciando la eficiencia de tu empresa. ¡Sigue leyendo para conocer más!
Qué es el Módulo Fiscal : Asignación de Facturas
Ahora desde Rindegastos podrás realizar las legalizaciones de facturas de manera más sencilla, vinculando fácilmente las facturas recibidas en la empresa con los gastos que necesitan ser legalizados. Esta nueva función se integra en el Módulo Fiscal de Rindegastos, y es válida solo para Colombia a partir del plan Corporate.
"Es un proceso sencillo, porque la plataforma es amigable, los pasos a seguir son fáciles... Podemos hacerle seguimiento los procesos del estatus en general..." Carolina Vivas, Gerente Comercial de JGB Colombia
Esta solución facilitará la gestión contable, garantizando que todas las facturas estén correctamente asociadas a los registros de gastos, brindando un mayor control y simplificando tus operaciones empresariales.
Cómo funciona
1. Para comenzar a disfrutar de esta funcionalidad, es fundamental que el administrador de Rindegastos active y configure la asignación de facturas en la plataforma:
- Ajusta las preferencias y parámetros específicos y las políticas de asignación.
2. Una vez configurado, las facturas electrónicas recibidas por la empresa se reenviarán automáticamente a la casilla inteligente de Rindegastos.
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Para esto, es necesario en primer lugar, crear una dirección de correo específica para la recepción de recibos y, luego, crear una regla automática para que las facturas enviadas a esa dirección sean redireccionadas a la casilla de recibos de Rindegastos.
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Facilitando posteriormente su asignación a los responsables de legalización.
3. Los legalizadores y aprobadores de la empresa pueden asignar las facturas electrónicas a los gastos correspondientes. Asegurando que todos los documentos estén correctamente alineados.
4. El último paso es la verificación de las asignaciones. Dependiendo del monto de la factura, el sistema muestra gastos similares para elegir y verificar la factura correcta. El proceso incluye:
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El sistema sugiere gastos que coincidan con el 5% por debajo o encima del monto.
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Los responsables revisan las sugerencias y confirman la asignación correcta, asegurando la precisión de datos y aprobando el gasto. ¡Y listo!
Beneficios de automatizar la asignación de facturas con Rindegastos
La función de asignación de facturas de Rindegastos ofrece múltiples beneficios que optimizan la legalización de gastos, a continuación, te detallamos los principales beneficios de utilizar esta nueva solución:
- Verificación: El sistema sugiere gastos similares basados en los montos de las facturas, facilitando la verificación y selección correcta.
- Menor Riesgo de errores humanos: Al automatizar la entrada y asignación de datos, se minimizan los errores comunes.
- Gestión centralizada: Todas las facturas electrónicas se almacenan en un repositorio centralizado y seguro.
- Controles de acceso: Implementación de controles de acceso y permisos para asegurar que solo el personal autorizado pueda manipular la información.
¡No pierdas tiempo y optimiza tus procesos! Solicita una reunión con uno de nuestros especialistas y descubre cómo Rindegastos puede mejorar tus legalizaciones.