Asignación de Facturas: Todo lo que debes saber

Es fundamental que tus colaboradores cuenten con un flujo de dinero adecuado para desenvolverse de manera eficiente. Además, es esencial que comprendan cómo funciona y cuál es el proceso para gestionar correctamente estos recursos.

En Colombia, la asignación de facturas está regulada por Ley 1231 de 2008, la cual establece los derechos y obligaciones de las partes involucradas en este proceso.

¿Qué es la asignación de facturas?

La asignación de facturas, es un proceso fundamental para las empresas, que consiste en asociar los pagos realizados con las facturas correspondientes, con el propósito de estructurar, supervisar y transparentar las obligaciones financieras.

En pocas palabras, la asignación de facturas consiste en vincular cada pago con su factura correspondiente, garantizando así un cumplimiento preciso y puntual de las obligaciones de pago.

¿Cómo asignar una factura en Colombia?

Asignar una factura en Colombia, está debidamente regulado por la Ley 1231 de 2008. Esta legislación establece claramente los derechos y responsabilidades de las partes involucradas en el proceso de facturación. A continuación, te damos los pasos básicos para asignar una factura:

1. Emisión de la Factura: El vendedor emite una factura al comprador por los bienes o servicios proporcionados, asegurándose de que cumpla con todos los requisitos legales, como la correcta identificación de ambas partes, una detallada descripción de los bienes o servicios, el monto total y la fecha de emisión correspondiente.
2. Endoso de la Factura: El vendedor puede endosar la factura a un tercero (por ejemplo, una entidad financiera) para obtener liquidez antes del vencimiento del pago por parte del comprador. Este endoso debe ser registrado en la factura y cumplir con los requisitos establecidos por la ley.
3. Notificación al Comprador: El vendedor debe notificar al comprador sobre el endoso de la factura. Esto asegura que el comprador realice el pago al nuevo titular de la factura (el tercero que recibió el endoso).
4. Registro del Endoso: El endoso debe ser registrado en un sistema de facturación electrónica autorizado por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) si se trata de una factura electrónica. 
5. Pago de la Factura: El comprador debe realizar el pago al nuevo titular de la factura (el tercero que recibió el endoso) en la fecha de vencimiento establecida. Es importante que el comprador reconozca el endoso para evitar problemas legales.

¿Qué es el módulo asignación de factura de Rindegastos?

El Módulo de Asignación de Facturas de Rindegastos simplifica la asociación de las facturas electrónicas recibidas en el correo de facturación de la empresa con los gastos aprobados por los colaboradores.

Con esta herramienta, se garantiza una mayor precisión y eficiencia en la gestión de gastos, facilitando el control y la transparencia en el manejo de las finanzas corporativas.

Cómo configurar la asignación de Factura con Rindegastos

Para poder lograr esta automatización solo hay que seguir estos simples pasos: 

Paso 1: Crear usuario de facturación

1. Debes crear un usuario administrador con el correo de facturación de la empresa.
2. Asegúrate de que este perfil tenga una configuración básica: solo una empresa y una política asignada.
3. Este usuario almacenará todas las facturas, visibles como gastos en borrador. Utiliza el filtro "Fiscal" para ver las asignadas.

Paso 2: Configurar reenvío automático en el correo de facturación

1. Desde la cuenta de correo de facturación, configura el reenvío automático de todas las facturas electrónicas a recibos@rindegastos.com. 
2. Y ¡Listo!

Potencia la eficiencia del proceso de asignación de facturas 

Con Rindegasto, podrás tener un control total sobre tus facturas, optimizando tus recursos financieros y facilitando el crecimiento de tu empresa:

• Mejora del flujo de caja: Al recibir el pago anticipado de las facturas, la empresa puede disponer de liquidez inmediata para cubrir sus gastos operativos, invertir en nuevos proyectos o pagar a sus proveedores.

• Reducción del riesgo de impago: Al ceder el derecho de cobro a un tercero, la empresa se protege contra el riesgo de impago por parte de sus clientes. En caso de que el cliente no realice el pago, la entidad financiera asume la responsabilidad de cobrar la factura.

• Mayor liquidez para la empresa: La asignación de facturas permite a la empresa convertir sus activos (las facturas pendientes de cobro) en efectivo, lo que le brinda mayor flexibilidad financiera y la capacidad de aprovechar oportunidades de negocio.

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