Beneficios empresariales: la digitalización de sus ciclos de vida

En junio de este año conformamos una nueva alianza con Buk, un software de gestión de recursos humanos. Gracias a esto, nuestro Head of Operations, reflexionó sobre el ciclo de los beneficios dentro de las empresas, punto de encuentro entre Buk y Rindegastos. Los invitamos a leer la columna que escribió para el blog de Buk.

No es un misterio que cada vez más empresas adoptan políticas de beneficios para sus colaboradores, y si bien la palabra beneficios, en teoría trae bienestar, en la mayoría de ocasiones no se establecen herramientas tecnológicas para poder gestionar dichos beneficios de manera simple y fácil. Y esto a la larga resulta en que los beneficios no se utilizan, o bien se transforman en un problema.

Muchas empresas entregan beneficios como: telemedicina, psicología, gimnasio, vida sana, snacks, cursos, etc. a sus colaboradores, y estos en primera instancias son muy bien recibidos! Los problemas comienzan cuando no existen procedimientos o tecnologías adecuadas para llevarlos a cabo, y que hagan del beneficio un proceso “alegre” para ambas partes, el que es beneficiado y el que entrega el beneficio. 

 Principales beneficios entregados por empresas

•       % en dinero para cubrir actividades deportivas y recreativas.

•       % en dinero para cubrir alimentación saludable.

•       % dinero o bien cupos para asistir a medicina, psicología o nutricionista.

•       % de cobertura económica en cursos, talleres, diplomados, etc.

•       % dinero asignado por teletrabajo.

El ciclo de vida de estos beneficios

1. El colaborador hace uso del beneficio.

2. El colaborador solicita y  guarda el comprobante o boleta.

3. Se completan formularios, planillas excel y se adjuntan boletas para envíar a la jefatura.

4. El área de RRHH o cultura revisa la información de cada gasto y valida que todo este correcto.

5. Si todo está en orden (no siempre pasa), se envía a las áreas de finanzas, quienes vuelven a revisar que todo esté en orden.

6. El área de finanzas aprueba y programa  reembolso de dinero.

7. Área de RRHH es informada y a su vez informa a toda la cadena que el monto fue aprobado y será pagado.

 En este ciclo pueden fallar muchas cosas, perdidas de boletas, boletas duplicadas, montos o tipo de servicio que no aplican, correos electrónicos erróneos, tipeo manual incorrecto, olvido en el pago, desconocimiento del monto y/o centro de costo asociado al beneficio incorrecto, etc, etc.

Todo esto genera que el beneficio no solo se transforme en un problema para quien lo rinde, sino para quien lo gestiona internamente (RRHH y áreas administrativas).

 En la actualidad este proceso se puede digitalizar completamente con Rindegastos, software multiplataforma diseñado para estandarizar y optimizar por completo los procesos de cajas chicas, fondos por rendir, tarjetas de crédito, reembolsos de personal y solicitudes de fondos.

En Rindegastos se pueden crear políticas de beneficio para que el empleado saque una foto o haga scan a la boleta que justifica el beneficio al que está aplicando, selecciones datos personalizados y que este gasto junto con otros, generan informes que viajan por ciclos de aprobación, todo 100% en la nube, desde el celular o página web.

Rindegastos y Buk en el presente mes firmaron una alianza para entregar más valor a nuestros usuarios y entre otros temas, digitalizar en gran parte los programas de beneficios.