Descubre cómo La Araucana logró una transformación significativa en su gestión de gastos empresariales al implementar Rindegastos, una innovadora solución tecnológica que no solo optimizó sus procesos internos, sino que también permitió alcanzar nuevos niveles de eficiencia operativa.
Misión de Caja La Araucana
Caja La Araucana es una institución chilena sin fines de lucro que opera como una Caja de Compensación, dedicada a proporcionar beneficios sociales, financieros y de bienestar a trabajadores y sus familias.
"La principal misión de la Caja La Araucana, es mejorar el bienestar de nuestras afiliadas, afiliados y disminuir las desigualdades..." Fernando Majluf , Gerente de Finanzas de la Araucana.
Reconocida por su compromiso con mejorar la calidad de vida de sus afiliados, Caja La Araucana ofrece soluciones integrales que abarcan desde préstamos sociales y subsidios hasta servicios de salud, educación y recreación.
Su enfoque se centra en apoyar a los trabajadores chilenos y promover su desarrollo integral, convirtiéndose en un pilar de bienestar y estabilidad para ellos, sus familias y el entorno en el que se desenvuelven.
Desafío en la gestión de gastos
Caja La Araucana enfrentaba un panorama complejo en la gestión de rendiciones de gastos, especialmente debido a la distribución de sus operaciones a lo largo del país.
El sistema, que dependía en un 90% de procesos manuales, representaba múltiples desafíos operativos. Cada rendición se realizaba en papel, lo que no solo complicaba el control y almacenamiento de documentos, sino que también aumentaba significativamente los riesgos de pérdida de información.
Uno de los mayores problemas era la duración del proceso, desde el inicio hasta la aprobación final, la gestión podía tardar hasta cuatro semanas, esto cuando no se presentaban contratiempos. Esta demora afectaba tanto a los trabajadores como a la organización, generando retrasos en la aprobación de gastos.
La dependencia de un flujo de trabajo tan extenso y manual también implicaba una carga administrativa considerable para el equipo encargado, que debía destinar tiempo y esfuerzo a esta tarea.
Disminución de plazos en la administración de gastos
Con la implementación de Rindegastos, Caja La Araucana logró optimizar y transformar por completo su sistema de rendición de gastos. La digitalización y automatización del proceso redujo los tiempos de gestión de gastos de cuatro semanas a tan solo siete días hábiles, marcando una diferencia significativa tanto en la eficiencia como en la experiencia de los usuarios involucrados.
Un cambio clave fue la incorporación del cálculo automático de kilometraje, que facilitó un registro preciso de los gastos relacionados con traslados. Este elemento no solo agilizó los procedimientos, sino que también brindó mayor confiabilidad y exactitud en los datos reportados.
"En los procesos de aprobación se nota mucho más la fluidez y la inmediatez. Cuando se genera un gasto, tenemos la opción de revisarlo en línea y de inmediato", Guillermo Llanao, agente territorial de La Araucana.
La implementación de Rindegastos no solo resolvió los problemas de tiempo y pérdida de documentación, sino que también liberó recursos administrativos y mejoró la transparencia y control de los gastos.
Estrategia de planificación a largo plazo
Este cambio representa un avance significativo hacia la eficiencia operativa y la transformación digital de Caja La Araucana, demostrando cómo la tecnología puede ser una herramienta clave para superar desafíos logísticos y administrativos.
Además, Rindegastos brindó un beneficio estratégico significativo: la capacidad de utilizar los datos para planificar y proyectar gastos a futuro. Alejandro Arias, Supervisor de Tesorería de Caja La Araucana, destacó:
"Es un beneficio transversal tener la información en el momento y poder consultarla a futuro para proyectar gastos durante el mes o durante el año..."
Gracias a la implementación de esta solución, Caja La Araucana logró no solo resolver los problemas operativos de tiempo y pérdida de documentación, sino también sentar las bases para una gestión financiera más ágil, transparente y orientada al futuro.
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