La importancia del manejo adecuado de caja chica en las empresas

Traslados a reuniones, pago de estacionamientos, organización de actividades de equipos, reparaciones menores o la compra imprevista de algún artículo de oficina. Día a día, las empresas y sus equipos se ven expuestos a alguno de estos pequeños gastos, los que generalmente son solventados a través de los fondos fijos de la llamada caja chica.

Este método de administración contable permite a las compañías o sus áreas específicas tener a la mano una determinada suma de dinero en efectivo. El objetivo es que los trabajadores puedan incurrir en este tipo de gastos sin utilizar su dinero o recibiendo un reembolso, y así evitar la solicitud de pagos por valores pequeños a la empresa.

Pero atención, porque a pesar de ser gastos menores, es clave llevar un adecuado control de ellos y así evitar tener inconvenientes en la contabilidad a fin de mes al momento de rendirlos.

¿Por qué es importante el buen manejo de la caja chica?

Es importante porque un buen manejo de la caja chica repercute también en el buen manejo general de la contabilidad de la empresa. El problema es que muchas empresas carecen de políticas claras para efectuar estos gastos, a veces las entradas de dinero son insuficientes y, en otras oportunidades, las salidas no son correctamente justificadas. Todo esto tiene un impacto directo en las finanzas de la organización.

Un manejo óptimo de la caja chica

1. Contar con un responsable de la caja chica: esta persona estará encargada de realizar la rendición del formulario correspondiente para este fondo fijo. También es el responsable de controlar los gastos máximos a utilizar por trabajador y en total mensualmente por el área.

2. Solicitar siempre un recibo: además de anotar todas las cantidades que egresen de la caja chica, sin importar lo pequeño que sea el monto.

3. Elaborar un registro todos los días: se debe elaborar diariamente, registrándola la fecha, el nombre del responsable, la cantidad inicial y el monto total gastado. A esto se agrega una lista en que se incluya el número de la factura o recibo que respalda cada gasto, su concepto y la cantidad pagada.

Sin embargo, este engorroso proceso hace que la gran mayoría de las empresas se vean enfrentadas al problema del control de caja chica, donde no se cuenta con herramientas adecuadas para su gestión.

Por eso, hoy la tecnología es una aliada perfecta para llevar la rendición de gastos por caja chica al siguiente nivel. Evitar errores y malas prácticas digitalizando este proceso para incorporarlo en tu sistema contable  es el futuro, en dónde las rendiciones de se pueden efectuar directamente desde una aplicación móvil.

Este es el caso de la aplicación RindeGastos, que incorporando el uso de la tecnología móvil, entrega las facilidades a los equipos contables para rendir los gastos asociados a la caja chica.