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Cómo mantener en orden los gastos generados en viajes de negocios

Muchas veces nos encontramos con el problema de registrar y mantener en orden los gastos efectuados en este tipo de viajes. No tener un proceso bien definido para estos casos, resulta un dolor de cabeza tanto para las personas que deben rendir sus gastos como para quienes revisan y contabilizan los informes.

Aquí te damos algunos consejos para solucionar el problema.

1.- Define una política clara que establezca topes y restricciones para los programas de gastos de viajes La intención de los empleados puede no ser gastar fuera de la política de la empresa, sin embargo, deben tener claras las reglas en todo momento. Por ejemplo, podrían elegir un alojamiento económico para ahorrar dinero a la empresa, pero puede ser que el hotel elegido no esté registrado en el listado de proveedores o bien no emita la factura o documento que la empresa necesita.

2.-Establece límites de tiempo para las rendiciones Es muy común que una rendición llegue un par de meses después de efectuados los gastos. En este caso podemos perder beneficios de impuestos asociados a los gastos generados, o peor aún , quizás hay costos asociados a un proyecto ya cerrado y que no podrán ser cobrados a  nuestros clientes.

3.-Utiliza la tecnología móvil disponible  Con una aplicación móvil especializada, se puede obtener al instante un registro del recibo con todos los datos asociados al gasto. Con esto ayudamos a los rendidores a mantener ordenados sus gastos evitando así informes inexactos que a la larga costarán tiempo en correcciones. ¿Aprovecha tu empresa la tecnología móvil? 

4.- Evita las planillas y hojas de cálculo. Prefiere soluciones en la nube La utilización de planillas excel puede conducir a errores debido a que muchas veces el llenado es incompleto o inexacto. Además, al no contar con una solución en línea, la corrección de posibles errores puede convertirse en una verdadera pesadilla en un ir y venir de correos electrónicos con planillas adjuntas.   5.- Lleva un control de los gastos a través de reportes De esta manera podrás saber cuáles son las categorías de mayor gasto, las formas de pago más comunes o los tipos de recibos o documentos que estás recibiendo. De esta forma podrás tomar decisiones estratégicas para reducir tus costos y optimizar tus procesos de rendiciones.

¿Sabes los beneficios de usar Rindegastos en tus viajes de negocios?

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