Algo fundamental dentro de una empresa es el manejo de sus cifras, las cuales marcan el rendimiento del negocio, las ganancias y las deudas que tienen, entre otros, pero al mismo tiempo, también sirve para llevar el control del mismo.
En ese sentido, existe una herramienta sencilla, pero muy importante, que te ayudará a comprobar los estados de cuenta de tu compañía: la balanza de comprobación, la cual te permitirá contar con los insumos necesarios para tomar buenas decisiones empresariales.
¿Qué es la balanza de comprobación?
La balanza de comprobación consiste en un documento que incorpora todas las cuentas del catálogo contable, como los activos, pasivos, capital, resultados y cuentas de orden. En este archivo se registran todos los movimientos de las cuentas ingresadas, así como también sus saldos. Además, se usa para comprobar que los saldos deudores y acreedores sean idénticos, por lo que su objetivo es lograr un equilibrio contable y así mantener el control de tus estados financieros, además de mostrar un reflejo verdadero de la situación de la compañía.
Otro punto importante de la balanza de comprobación tiene que ver con que, además de dar a conocer la contabilidad del negocio durante un periodo específico, también actúa como base para la preparación de las futuras cuentas anuales, con el fin de comprobar que no existan descuadres contables a la hora de realizar un informe de estado de situación financiera.
¿Cómo se compone la balanza de comprobación?
El documento que da origen a la balanza de comprobación se arma con una serie de columnas que contienen:
- Cuentas contables: en ella se establecen los folios de las cuentas, su nivel y sus nombres, por ejemplo, puede ser un banco, proveedores o clientes, entre otros. En ese sentido, las cuentas más comunes pertenecen a distintas categorías como activos circulantes o no circulantes; pasivos circulantes o no circulantes; capital; ingresos, costos; y gastos.
- Saldos iniciales: esta es otra columna importante, pues en ella se registran los saldos iniciales de esas cuentas, según sean saldos deudores o acreedores.
- Movimientos contables: son dos columnas donde se dan a conocer los cargos o los abonos que se realizaron a tus cuentas.
- Saldos actuales: estas son las últimas dos columnas del archivo, que muestran el saldo de cada cuenta luego de los movimientos contables que se realizaron.
- Sumas iguales: una vez que está lista la información, se deben realizar los cálculos de tus cuentas. Para que la balanza de comprobación sea correcta, la suma de los saldos deudores y acreedores debe ser igual. Esto también se debe cumplir para tus cargos y abonos. En caso de que esto no sea así, es porque existió un problema durante el proceso de ingreso de datos.
Clave para el negocio
La preponderancia de la balanza de comprobación dentro de una organización radica en que es un informe que resume de manera detallada el estado financiero de una empresa, un balance general de todos los movimientos que se realizaron durante un tiempo específico.
En ese sentido, el área de finanzas de una compañía, con la ayuda de quienes trabajan en la sección de contabilidad, tienen una panorámica específica del estado de su negocio, lo cual evidentemente ayuda en la toma de decisiones, permite modificar ciertas estrategias y también definir nuevas metas, es decir, refleja la rentabilidad del negocio.
Al mismo tiempo, entrega beneficios como llevar un control estricto del presupuesto, fortalece el control financiero interno de la empresa, permite tomar mejores decisiones financieras y analizar los planes contables y de presupuestos de un negocio. También es clave para demostrar la salud y estabilidad financiera de una empresa frente a stakeholders internos y externos que estén pensando en hacer negocios contigo.
De esta forma, los accionistas de tu empresa sabrán si un recurso fue utilizado de manera correcta. Asimismo, un acreedor podría facilitarte créditos con mayor seguridad, pues reconocería que la salud financiera es positiva, y por último, los dueños y los gerentes de tu compañía podrán decidir de mejor forma sobre la capacidad de endeudamiento.
Ayuda en la balanza de comprobación
Hoy en día, con el desarrollo de la tecnología y los procesos de digitalización a los que se han ido sumando las empresas, sus áreas de contabilidad han ido adaptando su trabajo a nuevas soluciones que les entregan beneficios a la hora de cumplir con sus labores.
Es así como Rindegastos asoma como una excelente opción para automatizar los procesos con los que debes generar el balance de comprobación, ahorrando tiempo y recursos, además de automatizar y darle una mayor rapidez a tu trabajo.
Además, entrega una serie de beneficios vinculados a, por ejemplo, la duplicidad de gastos, pues funciona con un algoritmo que permite detectar gastos similares y alertar sobre posibles casos de fraude en ese ámbito.
Al mismo tiempo, te permite llevar una trazabilidad respecto a los ingresos o egresos de dinero, sumado a que te ahorra el problema de ingresar los datos de tus clientes o proveedores, los cuales muchas veces se hace de manera errónea, influyendo directamente en que los saldos de tu balanza de comprobación no coincidan.
Por último, Rindegastos te entrega la información de manera inmediata, lo que permite tener un panorama actualizado de la situación de tu empresa en solo minutos.
Conclusión
Sin dudas, la balanza de comprobación es una herramienta fundamental a la hora de llevar las cuentas de tu negocio de forma clara. Por lo mismo, es necesario que la información que se ingrese sea fidedigna y refleje realmente el estado de tu empresa, pues con esos insumos podrás tomar mejores decisiones para el presente y el futuro de tu negocio.
Si a eso le sumamos herramientas como Rindegastos, todo el proceso de recopilación será mucho más ameno y permitirá que los datos que necesites estén listos y actualizados al instante. ¡Te invitamos a probar este software multiplataforma que digitaliza por completo los procesos de rendiciones de tu empresa!
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