Hoy más que nunca la economía se ha tornado digital. Y para los negocios esto implica el gran desafío de adaptarse poco a poco para comenzar a participar de un mercado cada vez más digitalizado. Y un camino para lograrlo es la automatización de procesos.
¿Qué es la automatización?
Proceso a través del cual las actividades humanas son reemplazadas por procesos mecánicos o realizados por softwares, con el objetivo de que los colaboradores puedan dedicar tiempo a tareas de mayor exigencia intelectual y de mayor ingreso.
En un comienzo, la automatización fue vista como un medio para aumentar la productividad y ahorrar costos en las empresas. Sin embargo, hoy la necesidad de la automatización en las empresas es distinta: la de cambiar la experiencia de usuarios y clientes, ofreciendo procesos más eficientes, seguros y a la medida.
4 etapas para la automatización de procesos de tu negocio
Antes de decidir los procesos que buscarás automatizar, es muy relevante observar esta iniciativa como un cambio de paradigma en la forme de dirigir la gestión de tu empresa. Una vez observado los flujos de trabajo y las áreas involucradas se pueden ser con mayor claridad dónde efectivamente existen problemáticas de eficiencia que puedan ser subsanadas a través de la automatización.
Fase 1- Planificación del proyecto:
Es decir, con participación de la alta dirección de la compañía, las empresas deben formar un equipo multifuncional, que garantiza el apoyo y la participación de la Alta Dirección. Implica un análisis de los procesos existentes, y la búsqueda de soluciones para analizarlos y mejorarlos, en una etapa previa a la automatización.
Fase 2-Parametrización:
Puesta en marcha de la solución tecnológica y una vez que todos los procesos de negocio han sida ajustados y reestructurados, es necesario parametrizarlos junto con las acciones asociadas a la tecnología, para que se refleje la optimización llevada a cabo en la etapa anterior.En algunos casos, se deben considerar desarrollos adicionales sobre la solución.
Fase 3- Integración y asignación de roles:
Terminado el proceso de parametrización, esta podrá trabajar en forma integrada con otras aplicaciones o con plataformas de gestión más complejas. Asignación de responsabilidades administrativas y de desarrollo. Para garantizar el éxito de la automatización, resulta esencial asignar responsabilidades de administración, seguridad y accesos. Esto significa que debe quedar muy claro quién es el responsable de analizar, revisar los proceso y/o modificarlos a intervalos de tiempo controlados.Además, es importante definir quién será el responsable de formar, educar y actualizar regularmente a los usuarios de la solución.
Fase 4- Implementación:
Finalmente, es necesario hacer una implementación piloto, antes de entrar en producción. El acompañamiento continuo a la solución, aun cuando ya esté operando en producción, resulta vital para el éxito de la automatización.
Beneficios de la automatización
Automatizar los procesos de negocio, permite planear, ejecutar, observar, supervisar y mejorar de forma constante cada proceso, aunque éste cruce diferentes áreas organizacionales.
La optimización de los procesos de negocio, se asume en una organización como una de las principales preocupaciones, sin importar su origen. Aunque la automatización, conduce en forma indefectible a la optimización, no es esta la única ventaja que encontramos. Veamos algunas más:
- Reducción de costos, aumentando la productividad de los empleados.
- Reducción de los tiempos en la entrega de productos o servicios, ya que se obtiene una mayor eficiencia operativa.
- Minimizar el riesgo, homologando procedimientos y reduciendo el margen de error a cero.
- Aumentar la calidad y la capacidad de respuesta al cliente, garantizando una visión detallada sobre el desempeño del negocio.
- Obtener información que permita una toma de decisiones rápida y eficiente.
Las diferentes etapas del proceso de automatización, por si solas, contribuirán a obtener un conocimiento más profundo de los procedimientos existentes y de los posibles cuellos de botella que se presenten.