Es muy importante estar enfocado para seleccionar correctamente cual es el área o proceso que queremos automatizar. Para partir es recomendable tomar procesos cortos y simples que involucren idealmente solo a un área (a lo máximo dos áreas de la organización). No queremos partir con un proceso que involucre a toda la empresa o que arriesgue la operatividad del día a día.
La idea es ver progreso a corto plazo ya que esto motiva a los equipos y además contamos con resultados para presentar a gerencia o a la dirección. También nos sirve para demostrar que las decisiones que estamos tomando son las correctas e involucrar en el proceso de automatización a las personas que un principio rechazaban el cambio. Lee nuestro artículo: ¿Por qué digitalizar el proceso de rendiciones de gastos?
Elegir un líder de proyecto
Ya sabemos que proceso queremos automatizar, ahora tenemos que elegir a la persona que se encargará de liderar el proceso. Algunas recomendaciones para seleccionar correctamente son:
-
Puede ser 1 persona o un grupo de personas. Lo importante es que manejen información relevante con respecto a los procesos de la empresa y tengan claros los objetivos buscados.
-
No siempre es bueno elegir al jefe del proceso como líder del proyecto. Esto puede traer problemas ya que los beneficios buscados pueden estar enfocados en sus problemas o área en vez de ver los beneficios a nivel de toda la organización.
Manejar problemas y superarlos
Por lo general las personas son reacias al cambio y les cuesta cambiar la forma en que vienen haciendo las cosas. Es importante entender que los procesos que se están automatizando pueden involucrar a 1, 10 o 100 personas dentro de la empresa y se requiere apoyo para poder manejar las críticas. Es importante tener en cuenta los siguientes temas al momento de implementar la automatización:
-
Tener apoyo gerencial o de líderes en la empresa es clave.
-
No permitir que los usuarios vuelvan a la forma antigua de hacer las cosas.
-
El proceso toma tiempo, los cambios no van a ser inmediatos.
-
Tener claros los beneficios de automatizar el proceso para los distintos perfiles de personas dentro de la empresa. Esto es clave para comunicar contenido relevante a los involucrados y así lograr una mejor aceptación por parte de ellos.
Medir los resultados
Es importante manejar cifras, datos y toda la información necesaria que muestre claramente “un antes y un después” con respecto a la automatización del proceso. Son puntos clave:
-
Identificar las mejoras y ver si hay espacio para optimizar aún más el proceso.
-
Comunicar internamente los beneficios obtenidos o un caso de éxito.
Siempre debemos recordar que los procesos en las empresas están en constante cambio lo que da lugar a nuevas mejoras. Una vez que la organización haya implementado de manera exitosa una automatización, se recomienda buscar procesos similares, ya que será mucho más fácil y rápido.