¿Sabes efectivamente cuánto dinero está gastando tu empresa mes a mes en montos destinado a la rendición de gastos de los trabajadores? Si la respuesta es no, ¡entonces es momento de iniciar el nuevo año incorporando mejoras a tu gestión!
Los gastos menores son aquellos relacionados a egresos de dinero en bajas cantidades, los que se realizan de forma urgente o imprevista. Algunos ejemplos son las compras para una celebración de equipo o pequeños gastos realizados durante traslados a una reunión. Generalmente son hechos por los trabajadores con dinero de su propio bolsillo, ya que necesitan incurrir en estos gastos para desarrollar con éxito sus actividades laborales.
Luego, son rendidos a través de formularios, presentando boletas en papel como comprobantes y devueltos a través de dineros en la caja chica. El problema es que mes a mes se pueden llegar a juntar cientos de boletas y formularios, los que implican enormes esfuerzos de los equipos de contabilidad para ingresarlos al sistema.
Es más, algunas empresas incurren en muchos errores contables al ingresarlos o, peor aún, simplemente no los ingresan por considerarlos menores.
Por eso, para llevar un control más ordenado al momento de realizar esta rendición de gastos menores, te invitamos a tomar nota de estas 4 buenas prácticas:
1. Conocer lo que son los gastos menores
¿De donde provienen los gastos menores? En su mayoría, las áreas de contabilidad deben gestionar gastos menores que provienen de:
- Fondos por rendir: suma de dinero que se entrega a los trabajadores transitoriamente y que está destinado a gastos específicos que deben ser rendidos posteriormente.
- Fondos fijos o caja chica: suma de dinero en efectivo a disposición del pago de gastos, de acuerdo a las normas de cada área o empresa.
- Reembolso de gastos al personal: suma de dinero que debe pagarse a un trabajador cuando ha incurrido en gastos ligados a la empresa, pero que ha pagado de su propio bolsillo.
2. Requisitos para ingresarlos a contabilidad
De acuerdo al Servicio de Impuestos Internos (SII), los gastos deben cumplir con las siguientes características para ser declarados tributariamente:
- Deben corresponder al periodo
- Debe ser un gasto que se encuentre pagado o adeudado
- Debe ser un gasto necesario para el desarrollo de las actividades o funcionamiento del negocio
- Debe estar respaldado o justificado con la documentación legal correspondiente. En muchos casos, esa documentación legal corresponderá a boletas de compraventa
3. Rendición de boletas como gastos menores
Muchos comprobantes que se entregan hoy en día en el mercado no cuentan con el detalle respecto a qué servicio corresponden, a diferencia de las facturas. Por eso, es necesario contar con formularios de rendición de gastos menores para tener registro de esta información que acompañe la boleta, para así clasificar y organizar los datos correctamente y contar con el respaldo de estos gastos sobre todo ante una auditoría o fiscalización por parte del SII.
4. La tecnología y digitalización como tu mejor aliado
La rendición de gastos menores por boleta es un proceso completamente necesario en tu contabilidad, pero recopilar información todos los meses de forma manual resulta un proceso poco eficiente.
Por eso, considera apoyarte en el uso de nuevas herramientas tecnológicas que se han creado –como software de contabilidad o aplicaciones móviles– que te permitirán digitalizar todo este proceso. Recuerda que no sólo será un beneficio para tu gestión contable, sino que además será de mayor comodidad para los trabajadores que podrán respaldar sus boletas en un solo clic.
¿Conoces Rindegastos? Te invitamos a probarlo y comenzar a digitalizar tu proceso de rendición de gastos hoy.
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