Cada vez que tenemos que salir de la ciudad por trabajo terminamos llenos de boletas, facturas y vales que debemos guardar con total seguridad. Perder uno de estos recibos puede marcar la diferencia entre una buena o mala gestión.
Afortunadamente con el avance de la tecnología, hoy es posible tener procesos más expeditos y organizados. La clave está en conocer y utilizar las herramientas adecuadas para cada proceso. A continuación encontrarán 3 tips que les pueden ayudar a tener una buena gestión en este aspecto.
1. Elimina el papel: Esta no es una idea nueva. Empresas y trabajadores independientes han tenido un progreso significante en los últimos años, creando una mayor cantidad de documentos en forma digital que antes. Y existe una razón para ello, de acuerdo a un estudio realizado por Xerox, solo Estados Unidos gasta más de $400 billones de dólares al año en el manejo de información impresa.
Una cantidad de dinero, que sin duda, puede ser utilizada por las empresas en otros frentes del negocio. Los documentos digitales son más fáciles para ordenar y organizar, de esa manera es más fácil encontrar la información y el tiempo utilizado es mucho menor en comparación al que usamos al “bucear” en archivadores y carpetas.
Hay que hacer un esfuerzo por reducir la dependencia del papel a través de la implementación de aplicaciones móviles o softwares que permitan guardar la información digitalmente. Los servicios en la nube te permiten mantener tus archivos importantes por más tiempo sin utilizar espacio físico de tu oficina. Y las soluciones de rendiciones de gastos como RindeGastos permiten que tu empresa se libre de los papeles en la oficina y hasta en los viajes.
2. Protege tu información: Asegurarte de que tu información esté segura es un factor clave en toda organización.
No es lo más seguro mantener copias de tu información personal, en papel, más allá del tiempo que sea necesario. Te recomendamos destruir documentos confidenciales una vez que lo hayas almacenado digitalmente. Disminuir la cantidad de papeles te ayudará ahorrar tiempo cuando busques un documento específico. Tener tu información asegurada en un sistema automatizado y seguro puede ayudarte a mejorar los procesos y la reputación de tu empresa.
3. Incluye “organización” en tu check-list: Las auditorias y los procesos de pagos de impuestos pueden ser estresantes, y con la preparación correcta puedes evitarlo. Mantener un orden y organización de tus documentos, te permitirá ahorrar mucho tiempo. Y para esto las aplicaciones móviles y herramientas de gestión financiera serán el gran aliado de los distintos departamentos de tu compañía.
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